Entrada de datos frente a Back Office: ¿Cuál es la diferencia?

Entrada de datos frente a Back Office

 

Entrada de datos frente a Back Office. Muchas personas necesitan entender la diferencia, especialmente las empresas que necesitan externalizar un servicio y entender con precisión qué.

La entrada de datos es uno de los servicios más populares últimamente. La cantidad de datos generados cada día, llamado “Big Data”, es enorme y las empresas están experimentando dificultades para lidiar con grandes volúmenes.  Como resultado, han creado equipos dedicados dentro de la empresa o han decidido externalizar el servicio.

Otro servicio que necesitan muchas empresas es el Back Office. Este es un término poco claro porque la entrada de datos y Back Office se tratan como sinónimos. A pesar de la confusión, son cosas completamente diferentes. Sin embargo, una cosa es cierta. Ambos se complementan entre sí y son muy importantes para la realización de operaciones en una empresa. A continuación, resaltamos las diferencias y similitudes entre la entrada de datos y el Back Office.

Entrada de datos

 

En primer lugar, vamos a tratar de definir la entrada de datos. Es un término amplio que describe diversos servicios relacionados con el procesamiento de datos. Puede ser manual o automático. En otro artículo, hemos definido cuál es la entrada de datos, que es el proceso de insertar datos en un ordenador u otro dispositivo electrónico.

La entrada de datos puede realizarse sin conexión o en línea, dependiendo de la necesidad de una conexión a Internet para realizar las tareas. Los datos en sí se pueden copiar de un formato digital a otro o de una copia impresa a la digital. Este es un proceso que consume mucho tiempo, por lo que la externalización del servicio es una de las tendencias más óptimas y efectivas en nuestros días.

Pero, ¿cuál es el proceso de externalización de entrada de datos?

Comienza con una estrecha colaboración entre el contratista y el contratista. El contratista (o el cliente) comparte la información necesaria con elcontratista(o el Outsourcer) de tal manera que este último pueda organizar correctamente las sesiones de operaciones y entrenamiento. A continuación, el subcontratista se asegura de que los agentes están lo suficientemente calificados para poner en marcha la limpieza, clasificación, procesamiento otransformaciónde los datos solicitados por el cliente. La continuidad del procesoessupervisadapor personas responsables ycomunicadasal cliente.

Es un círculo virtuoso que tiene como objetivo proporcionar un servicio de alta calidad.

 

Back Office

 

Back Office, sin embargo, es un término más genérico. Como se indica en el nombre, está relacionado con el trabajo en segundo plano. Cada empresa tiene un equipo de Back Officepara respaldar sus actividades yoperaciones. Estas actividades varían según el proyecto o los servicios de la empresa. Pueden serentrada de datoso control de calidad de llamadas,archiving, facturación,etcétera. La facturación, por ejemplo, es muy importante para muchas empresas. Las empresas de E-Commerce, debido a su carácter emprendedor, tienen que lidiar con un gran volumen de facturas cada día. En este caso, las personas dedicadas a cubrir el servicio pueden ser requeridas, sin embargo

La externalización puede ser un movimiento inteligente.

La actividad principal de Back Office está relacionada con el “control” del trabajo realizado por la oficina de recepción respectiva. Por ejemplo, cuando un representante de servicio al cliente recibe datos de cliente y, a continuación, entra en el sistema, el Back-Office comprueba si hay errores en los datos recibidos por el representante en el teléfono. En este caso, adoptará las medidas necesarias para corregirlas manteniendo contacto con el representante. Además, el Back Office tiene un papel de control de calidad para que la gestión de proyectos se evalúe adecuadamente. En general, este departamento es de gran importancia y su contribución a las personas es invaluable en el control del trabajo realizado.

Entrada de datos frente a Back Office

 

Tanto la entrada de datos como la Back Office son piezas esenciales para cada empresa.  Se debe enfatizar que la entrada de datos se puede considerar parte de la Back Office, pero nunca Back Officede entradas de datos. A continuación se muestra una lista de elementos que diferencian o desfusionan estos servicios (oficinas) entre sí.

Habilidades

 

En primer lugar, está la gama de tareas. Este elemento también depende de la naturaleza del servicio que se realiza. Sin embargo, en términos generales, el Back Office tiene una gama más amplia de tareasque la entrada de datos. Esta evaluación es el resultado del tipo de actividad que realiza cada departamento. La entrada de datos está simplemente relacionada con la inserción de una base de datos determinada en sistemas específicos, mientras que el Back Office se encarga de más tareas de procesamiento de datos. En cambio, el Departamento de Back Office también gestiona todos los procesos necesarios para mantener una empresa en el negocio.

Es el backstage de una compañía.

Nivel de dificultad

 

En segundo lugar, el nivel de dificultad. Sobre la base de lo que se dijo en la última parte, se podría concluir que el Back Office es mucho más difícil que la entrada de datos. Sin embargo, puede que no siempre sea este caso.

Muchas veces para las tareas relacionadas con estos tipos de servicios se utilizan sistemas específicos que pueden ser difíciles de asimilar por la persona dedicada al servicio. Por lo tanto, el nivel de dificultad aumenta dependiendo de los diferentes factores resultantes de las necesidades de los clientes, que se ocupan de las tareas y sistemas personalizados.

Departamentos dimensiones

 

Si tenemos que comparar la entrada de datos y Back Office en términos de tamaño, para asegurarse de que la entrada de datos sería el ganador. El Departamento de Back Office para la mayoría de las veces se encarga de las actividades de administraciónque emplea de 2 a 5 personas, pero también depende del tamaño de las actividades comerciales en general. Por otro lado, el Departamento de entrada de datos puede ser grande debido a la naturaleza del trabajo y el tiempo que necesita. Por ejemplo, este departamento también puede emplear a más de 100 personas.

Antigüedad

 

El último de los elementos de comparación de entrada de datos y Back Office es antigüedad. Este término se refiere al perfil del personal contratado. Por lo general, las actividades de Back Office requieren personal cualificado. Por ejemplo, la mayoríade las veces deben ser altamente calificados en Excel u otros programas que el personal de entrada de datos.

Como se puede ver, la comparación de estos dos departamentos es bastante difícil.De hecho, es complejo porque todo depende de la naturaleza del servicio y de los requisitos del cliente.

Externalizacion entrada de datos y Back Office

 

La externalización se ha convertido en una estrategia clave para ayudar a las empresas a alcanzar sus objetivos. Las startups, por ejemplo, externalizar un cierto tipo de servicios para poder centrarse en su negocio principal y al mismo tiempo recibir un resultado de alta calidad. Por otro lado, muchas empresas encuentran esta opción más conveniente que la de desarrollar el servicio internamente. Además, puede haber volúmenes inesperadosen la actividad empresarial que podrían provocar un desglose de muchas operaciones si el trabajo no se ha asignado correctamente. Este es el momento en que la subcontratación es una gran ayuda.

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