I migliori metodi per una gestione sicura delle cartelle cliniche includono l’outsourcing!

Oggigiorno, una sicura gestione delle cartelle cliniche è più importante che mai. Con la crescente digitalizzazione dell'assistenza sanitaria, delle cartelle cliniche e la minaccia di attacchi informatici, le aziende sanitarie devono adottare le misure necessarie per proteggere la privacy dei pazienti e garantire la sicurezza delle informazioni sensibili. Pertanto, l'implementazione di una gestione sicura delle cartelle cliniche dei pazienti è essenziale. In questo articolo, discuteremo alcune delle migliori procedure che le aziende sanitarie dovrebbero seguire per gestire le cartelle dei pazienti in modo sicuro e protetto. Implementando queste pratiche, le aziende sanitarie possono salvaguardare i dati dei pazienti e prevenirne potenziali violazioni.

Nel frattempo, una soluzione ideale per le aziende sanitarie che desiderano gestire le cartelle cliniche dei pazienti in modo più efficiente e sicuro è senza dubbio l’outsourcing. Affidando la gestione dei registri a un affidabile fornitore di terze parti, le aziende sanitarie possono trarre vantaggio dall`esperienza e dalle risorse del fornitore, liberando allo stesso tempo il tempo del personale e riducendo il rischio di errori. Inoltre, l`outsourcing può aiutare le organizzazioni a soddisfare i requisiti di conformità e a mantenere gli standard normativi relativi alla gestione dei registri.
Tuttavia, è importante scegliere un fornitore che abbia una solida esperienza nella gestione delle cartelle cliniche dei pazienti e che aderisca a rigidi protocolli di sicurezza. Ciò contribuirà a garantire che la privacy del paziente sia protetta e che le cartelle siano correttamente gestite.

Innanzitutto, in cosa consiste esattamente la gestione delle cartelle cliniche?

La gestione delle cartelle cliniche comporta la creazione sistematica, l`archiviazione, l`organizzazione e la conservazione delle cartelle cliniche delle persone che ricevono servizi sanitari. Le cartelle cliniche possono includere la storia medica di un paziente, la diagnosi, il piano di trattamento, la registrazione dei farmaci, i risultati di laboratorio e di imaging e altre informazioni importanti relative alla sua assistenza sanitaria.
La gestione delle cartelle cliniche implica anche la garanzia della conformità ai requisiti normativi relativi alla raccolta, all`uso e alla divulgazione delle informazioni sanitarie del paziente.

Differenza tra EMR e EHR

EMR (Electronic Medical Record) e EHR (Electronic Health Record) sono spesso usati in modo intercambiabile, ma ci sono alcune differenze tra i due:

 EMR - Una cartella clinica elettronica è una versione digitale della cartella clinica cartacea di un paziente che contiene la storia clinica e del trattamento all'interno di una singola azienda sanitaria. Un EMR in genere contiene informazioni come diagnosi, storia clinica, anamnesi farmacologica, risultati di laboratorio e di imaging e piani di trattamento. Gli EMR sono progettati per essere utilizzati dagli operatori sanitari all'interno di una singola azienda e non sono facilmente condivisi con altri operatori sanitari o con i pazienti. 

EHR - Una cartella clinica elettronica è una registrazione digitale della storia clinica di un paziente progettata per essere condivisa tra più fornitori e aziende sanitarie. Le cartelle cliniche elettroniche contengono tutte le informazioni incluse in un EMR, nonché informazioni aggiuntive provenienti da diversi operatori sanitari e aziende, come elenchi di allergie, registri delle vaccinazioni e determinanti sociali della salute. Le cartelle cliniche elettroniche sono progettate per essere accessibili agli operatori sanitari autorizzati in più contesti sanitari e possono migliorare il coordinamento delle cure e la comunicazione tra gli operatori. Per riassumere, gli EMR si concentrano sul trattamento medico all'interno di una singola azienda sanitaria, mentre gli EHR sono progettati per fornire una visione completa della storia clinica di un paziente in più organizzazioni e contesti sanitari.

Perché è così importante una gestione efficace delle cartelle cliniche?

Una gestione efficace delle cartelle cliniche è fondamentale per fornire un'assistenza sanitaria di qualità e mantenere la privacy delle informazioni sulla salute dei pazienti. Le cartelle cliniche forniscono agli operatori sanitari dettagli importanti sulla storia medica di un paziente, che possono aiutare a prendere decisioni terapeutiche consapevoli e migliorare i risultati del paziente. 

Cartelle mediche accurate e aggiornate consentono inoltre agli operatori sanitari di identificare modelli e tendenze sulla salute dei pazienti, monitorare i progressi nel tempo e l'efficacia dei trattamenti. Le cartelle cliniche contengono informazioni sensibili che devono essere protette da accessi non autorizzati, divulgazione o furto, rendendo una gestione efficace delle cartelle cliniche essenziale per garantire la riservatezza del paziente e la conformità ai requisiti normativi.

Inoltre, una gestione efficace delle cartelle cliniche aiuta a garantire che gli operatori sanitari rispettino i requisiti legali e normativi relativi alla raccolta, all'uso e alla divulgazione delle informazioni sulla salute dei pazienti. Il mancato rispetto di questi requisiti può comportare sanzioni legali e finanziarie. Per riassumere, una gestione efficace delle cartelle cliniche può offrire numerosi vantaggi, tra cui: migliore assistenza ai pazienti, maggiore efficienza, maggiore privacy, conformità ai requisiti legali e normativi, nonché supporto alla ricerca e alla salute pubblica.

Quindi, cosa succede quando c'è una cattiva gestione delle cartelle cliniche o nessuna gestione?

Una cattiva gestione delle cartelle cliniche o cartelle non gestite possono avere gravi conseguenze, tra cui:

•  Errori mediciCartelle mediche incomplete o imprecise possono comportare errori medici, tra cui diagnosi errate, trattamenti inappropriati ed errori terapeutici, che possono causare danni ai pazienti.
• Non conformità legale e regolamentareUna cattiva gestione delle cartelle cliniche può comportare il mancato rispetto dei requisiti legali e normativi relativi alla raccolta, all'uso e alla divulgazione delle informazioni sulla salute del paziente. Ciò può comportare sanzioni legali e finanziarie per gli operatori sanitari.
• Violazioni della privacy del paziente Misure di sicurezza inadeguate e controlli di accesso inadeguati possono comportare l'accesso non autorizzato, la divulgazione o il furto delle informazioni sulla salute del paziente, che possono violare la privacy e la riservatezza del paziente.

Nel complesso, le cartelle cliniche non gestite o mal gestite possono compromettere la qualità dell'assistenza ai pazienti, mettere a rischio la privacy dei pazienti, comportare conseguenze legali e finanziarie per gli operatori sanitari e portare a inefficienze nell'erogazione dell'assistenza sanitaria. È essenziale che le organizzazioni sanitarie implementino pratiche efficaci di gestione delle cartelle cliniche per garantire l'accuratezza, la completezza e la sicurezza delle informazioni sulla salute dei pazienti

• Affidare la gestione dei dati dei pazienti ad affidabili terze parti è una delle alternative più sagge per gli operatori sanitari poiché offre loro numerosi vantaggi, tra cui:
•  Costi ridottiL'outsourcing può essere un'alternativa conveniente alla gestione interna delle cartelle dei pazienti, in quanto i fornitori di terze parti possono fornire servizi a un costo inferiore, senza errori o rischi di violazione dei dati.
• Migliore precisione e qualitàI fornitori di servizi di terze parti possono aiutare a migliorare l'accuratezza e la qualità delle cartelle cliniche dei pazienti. Le aziende specializzate possono sfruttare la loro competenza, conoscenza ed esperienza per garantire che i dati siano completi, accurati e aggiornati.
• Maggiore sicurezza e privacyI fornitori di outsourcing sono in genere esperti nelle normative sulla sicurezza dei dati e sulla privacy e possono implementare misure solide per proteggere i dati dei pazienti da accessi non autorizzati, minacce informatiche e violazioni dei dati.

•  Conformità alle normativeLe terze parti possono aiutare le organizzazioni sanitarie a conformarsi a normative come HIPAA, GDPR e altre leggi sulla protezione dei dati.
• Maggiore efficienza I fornitori di outsourcing possono utilizzare tecnologie e processi avanzati per migliorare l'efficienza delle operazioni di archiviazione dei dati, riducendo i tempi di consegna e garantendo che i registri dei pazienti siano accessibili quando necessario.
•  Accesso a competenze specialisticheQuesti fornitori possono offrire competenze specializzate in aree come la codifica, la fatturazione e l'analisi dei dati, aiutando le aziende sanitarie a ottimizzare le loro operazioni e migliorare i risultati dei pazienti.
• Scalabilità e flessibilitàL'outsourcing può fornire alle aziende sanitarie la flessibilità e la scalabilità necessarie per adattarsi alle mutevoli esigenze aziendali. I provider possono offrire soluzioni personalizzate che possono essere ampliate o ridotte in base alle esigenze, a seconda delle esigenze e del budget dell'organizzazione.
• Miglior focus Affidare la gestione delle cartelle cliniche a terzi può liberare risorse interne e consentire alle aziende sanitarie di concentrarsi sulle proprie competenze chiave, come l'assistenza ai pazienti, la ricerca e lo sviluppo.
  
  5 consigli per la gestione in outsourcing delle cartelle cliniche
  
• Ora che sai che l'outsourcing è una scelta intelligente per le aziende sanitarie, devi tenere a mente questi suggerimenti per scegliere la giusta terza parte.
  
•  Scegli un fornitore affidabile Cerca un fornitore con una comprovata esperienza nella fornitura di servizi di alta qualità nell’ archiviazione dei dati delle aziende sanitarie. Ricerca il background, le recensioni e le certificazioni del fornitore per assicurarti che dispongano delle competenze e dell'esperienza necessarie per gestire le tue cartelle cliniche.
• Comprendi i protocolli di sicurezza del fornitoreAssicurati che il fornitore disponga di solide misure di sicurezza per proteggere la riservatezza e la privacy delle informazioni dei pazienti. Chiedi informazioni sulla crittografia dei dati, sui controlli di accesso e sui piani di backup e ripristino di emergenza.
•  Definisci le tue esigenze e aspettativeSii chiaro sui tuoi requisiti e aspettative per i servizi di registrazione. Definisci l'ambito di lavoro, i tempi di consegna e qualsiasi protocollo o procedura specifica che desideri che il fornitore segua.
•  Stabilisci canali di comunicazioneStabilisci canali di comunicazione regolari con il fornitore per assicurarti che soddisfino le tue esigenze e aspettative. Stabilisci chiare linee di comunicazione per segnalare problemi o preoccupazioni e assicurati che il fornitore sia reattivo e responsabile.
• Monitora le prestazioni e la qualitàMonitora regolarmente le prestazioni e la qualità del fornitore per assicurarti che fornisca il livello di servizio di cui hai bisogno. Conduci audit e revisioni regolari e affronta tempestivamente eventuali problemi o dubbi.
  
  

  Altre pratiche per migliorare la gestione dei dati dei pazienti, diverse dall'outsourcing

  Seguendo queste pratiche, puoi assicurarti che le cartelle cliniche dei pazienti siano gestite in modo sicuro e protetto:

•  Limita l'accessoSolo il personale autorizzato dovrebbe avere accesso alle cartelle dei pazienti e l'accesso dovrebbe essere concesso in base alla necessità di sapere. La definizione di ruoli e autorizzazioni può aiutare a controllare l'accesso a dati specifici.

• Usa password complesseTutti gli account utente devono avere password complesse difficili da indovinare. Le password dovrebbero essere cambiate regolarmente e non dovrebbero essere condivise con nessuno.

•  Crittografa i datiLe cartelle cliniche dei pazienti devono essere crittografate per proteggerle da accessi non autorizzati o violazioni dei dati. Utilizza metodi di crittografia avanzati per i dati inattivi e in transito.

• Usa reti sicure Reti e protocolli sicuri dovrebbero essere utilizzati per proteggere la trasmissione dei dati. Ciò include l'utilizzo di canali di comunicazione sicuri per l'invio di cartelle cliniche e l'utilizzo di sistemi di posta elettronica sicuri.

• Conserva i dati al sicuroI registri fisici devono essere conservati in un luogo sicuro e chiuso a chiave, come un armadietto o una stanza. Solo il personale autorizzato dovrebbe avere accesso a questi dati.

• Forma il personale sulla protezione dei dati

  Tutti i membri del personale dovrebbero ricevere una formazione sulla protezione dei dati, sulla privacy e sulle politiche di sicurezza. Ciò include la formazione su come gestire le cartelle cliniche dei pazienti e su come segnalare eventuali incidenti di sicurezza.

•  Rivedi regolarmente le misure di sicurezzaRivedi e aggiorna regolarmente le misure di sicurezza per garantire che siano aggiornate ed efficaci.

  Ciò include la revisione dei controlli di accesso, delle politiche di sicurezza e del software di sicurezza.

  Lavoriamo insieme!

  Noi di We Are Fiber comprendiamo l'importanza di una gestione sicura delle cartelle cliniche dei pazienti. In qualità di fornitore leader di soluzioni di outsourcing per le aziende sanitarie, offriamo servizi completi di archiviazione dei dati progettati per soddisfare le esigenze specifiche di ciascun cliente. Il nostro team di esperti ha anni di esperienza nella gestione delle cartelle cliniche dei pazienti e segue rigorosi protocolli di sicurezza per garantire la privacy dei pazienti e la sicurezza dei dati. Se stai cercando di ricorrere all’outsourcing per l’archiviazione dei dati e per migliorare la sicurezza e l'efficienza delle tue operazioni, contattaci oggi stesso per saperne di più sui nostri servizi e su come possiamo aiutarti.