Negli ultimi anni, gli operatori sanitari hanno sempre più fatto ricorso alla digitalizzazione delle cartelle cliniche per migliorare l`efficienza, ridurre i costi e migliorare l`assistenza dei pazienti.Tuttavia, il processo di digitalizzazione può essere complesso e richiedere molto tempo, necessitando di notevoli risorse e competenze. L`outsourcing del processo di digitalizzazione è diventata una soluzione diffusa, che consente agli operatori sanitari di beneficiare di servizi convenienti e di alta qualità, per concentrandosi sulle loro attività sanitarie principali. In questo articolo, esploreremo vantaggi dell`outsourcing del processo di digitalizzazione delle cartelle cliniche e come questo può aiutare gli operatori sanitari a semplificare le loro operazioni, migliorare l`assistenza dei pazienti e aumentare la sicurezza dei dati.

Una guida sulla digitalizzazione delle cartelle cliniche

La digitalizzazione delle cartelle cliniche può aiutare gli operatori sanitari a memorizzare, gestire e accedere alle informazioni dei pazienti in modo più efficiente. Ecco una guida generale su come digitalizzare le cartelle cliniche:

1 - Valuta il tuo attuale registro delle cartelle cliniche Inizia valutando il tuo attuale registro delle cartelle cliniche per identificare eventuali lacune o inefficienze che potrebbero essere migliorate dalla digitalizzazione. Inizia identificando le cartelle cliniche da digitalizzare. Ciò potrebbe includere cartelle cliniche dei pazienti, storia clinica, risultati di laboratorio e altre informazioni sulla salute.

2 - Determina la portata del progetto Determina la portata del progetto di digitalizzazione, compreso il numero e il formato dei
documenti da digitalizzare e qualsiasi requisito o caratteristica speciale.

 3 - Sviluppa un piano
Crea un piano che delinei i passaggi necessari per digitalizzare le tue cartelle cliniche. Questo piano dovrebbe includere una tempistica, un budget e le risorse necessarie per il progetto.

4 - Seleziona una piattaforma di registrazione digitale
Scegli una piattaforma di archiviazione digitale che soddisfi le tue esigenze di organizzazione. Sono disponibili molti sistemi di cartelle cliniche elettroniche (EHR) e dovresti selezionarne uno che sia sicuro, facile da usare e conveniente.
5 - Forma il personale

Forma il personale su come utilizzare la nuova piattaforma di registrazione digitale per garantire
che siano in grado di inserire, recuperare e gestire in modo efficace i dati dei pazienti.
6 - Scansiona i documenti cartacei esistenti
Scansiona i documenti cartacei esistenti e caricali sulla nuova piattaforma di archiviazione digitale. Assicurati di seguire i protocolli di sicurezza adeguati a garantire che le informazioni sensibili del paziente siano protette.
7 - Crea moduli digitali
Crea moduli digitali da far compilare ai pazienti quando visitano la tua struttura. Ciò contribuirà a semplificare il processo di inserimento dei dati e a ridurre gli errori nei dati dei pazienti. Monitora il processo di digitalizzazione per assicurarti che proceda secondo i piani. Ciò include il monitoraggio dell`avanzamento del progetto e il controllo della qualità dei documenti digitalizzati.

8 - Applica un sistema di backup
Applica un sistema di backup per proteggere le tue cartelle cliniche digitali da perdite o danni. Ciò può includere il backup dei dati in una posizione sicura fuori sede o l`esecuzione di un sistema di archiviazione basato su cloud.
9 - Trasferisci i documenti digitali
Una volta completato il processo di digitalizzazione, trasferisci i documenti digitali alla tua
organizzazione. Ciò potrebbe includere l`archiviazione dei documenti su un server sicuro o in un sistema di archiviazione basato su cloud.
10 - Stabilisci protocolli di sicurezza dei dati
Stabilisci protocolli di sicurezza dei dati per garantire che le informazioni dei pazienti siano protette da accessi o divulgazioni non autorizzati. Ciò include la limitazione dell`accesso ai dati dei pazienti solo al personale autorizzato e l`applicazione di password complesse e altre misure di sicurezza.
11 - Monitora e aggiorna il tuo sistema
Monitora regolarmente il tuo sistema di registrazione digitale per assicurarti che funzioni in maniera corretta ed efficiente. Aggiorna il tuo sistema secondo necessità per assicurarti che rimanga sicuro e aggiornato. Sei sicuro di voler fare tutto da solo? Ecco perché dovresti ricorrere all’outsourcing Ora che hai un`idea di tutto il lavoro che serve per digitalizzare le cartelle cliniche da solo,
probabilmente sei d`accordo con noi: L`outsourcing è la soluzione giusta per le tue cartelle cliniche!

Leggendo, la digitalizzazione delle cartelle cliniche può apparire un processo complesso, ma  un`attenta pianificazione ed esecuzione da parte della giusta società, può aiutare tutti gli operatori sanitari a gestire e ad accedere ai dati dei pazienti in modo più efficiente e sicuro. Il settore sanitario sta attraversando una fase di trasformazione in tutto il mondo al fine di migliorare la qualità delle cure fornite. L`introduzione delle cartelle cliniche elettroniche ha notevolmente contribuito alla digitalizzazione del settore sanitario, consentendo ricerche rapide, accesso e recupero di informazioni mediche importanti.

Assumere un fornitore di servizi di terze parti per il processo di digitalizzazione delle cartelle cliniche può offrire diversi vantaggi. In primo luogo, può essere più conveniente rispetto al tentativo di eseguire il processo internamente, poiché i partner di outsourcing possono sfruttare le economie di scala per contenere i costi. In secondo luogo, l`outsourcing può dare il tempo necessario al personale per concentrarsi sulle attività sanitarie fondamentali piuttosto che sulla digitalizzazione. Infine, i partner di outsourcing sono spesso in grado di fornire risultati di alta qualità più rapidamente rispetto ai team interni, poiché dispongono delle competenze e dei mezzi
per eseguire il processo di digitalizzazione in modo efficiente.

Ragioni e vantaggi (dettagliati) per cui dovresti ricorrere all’outsourcing includono:

• Costi ridotti

L`outsourcing può essere una soluzione conveniente in quanto consente agli operatori sanitari di evitare i costi elevati associati all`acquisto di attrezzature e all`assunzione e formazione del personale. I fornitori di outsourcing sfruttano le economie di scala per contenere i costi e offrire modelli di prezzi flessibili per soddisfare le esigenze specifiche degli operatori sanitari.

• Tempi di consegna più rapidi
Le società di outsourcing hanno spesso le competenze e i mezzi per eseguire il processo di digitalizzazione in modo più efficiente rispetto ai reparti interni. Ciò può comportare tempi di consegna più rapidi per la digitalizzazione delle cartelle cliniche.
• Più precisione
Le società di terze parti hanno esperienza nella gestione dei dati sensibili dei pazienti e possono fornire un elevato livello di accuratezza nella digitalizzazione delle cartelle cliniche. Hanno le attrezzature e software necessari per garantire che i documenti digitalizzati siano chiari, leggibili e di facile lettura.
• Flessibilità
I fornitori di outsourcing possono offrire un elevato livello di flessibilità nel processo di digitalizzazione. Possono personalizzare i loro servizi per soddisfare le esigenze specifiche della tua organizzazione, incluso il formato dei documenti, i dettagli e i tempi di consegna.

• Migliore sicurezza dei dati
Gestire il processo di digitalizzazione con una terza parte significa disporre di rigorosi protocolli di sicurezza per garantire che i dati dei pazienti siano protetti da accessi o divulgazioni non autorizzate. Queste società dispongono delle misure e delle tecnologie di sicurezza necessarie per garantire che le cartelle cliniche digitalizzate siano sicure e protette.
• Carico di lavoro ridotto per il personale
L`outsourcing del processo di digitalizzazione concede più tempo al personale da dedicare alle attività sanitarie fondamentali. Ciò può migliorare la produttività complessiva e consentire al personale di fornire una migliore assistenza ai pazienti.
• Garanzia di qualità
I fornitori di terze parti dispongono di rigorose misure di controllo della qualità per garantire che i documenti digitalizzati siano di alta qualità e soddisfino gli standard del settore. questo comporta registrazioni accurate e leggibili a cui gli operatori sanitari possono accedere facilmente.
• Focus sulle principali attività sanitarie
Attraverso l’outsourcing del processo di digitalizzazione, gli operatori sanitari possono concentrarsi sui propri principali compiti sanitari, come fornire un`assistenza di qualità ai pazienti e lasciare il processo di digitalizzazione agli esperti.
• Cure migliori ai pazienti
Le cartelle cliniche digitalizzate forniscono un facile accesso alle storie cliniche dei pazienti e ai risultati degli esami, consentendo agli operatori sanitari di prendere decisioni più consapevoli sulla cura del paziente. Ciò può comportare per il paziente un risultato e un’ esperienza complessiva migliore.
• Adattabilità
I fornitori di outsourcing offrono servizi adattabili, consentendo agli operatori sanitari di regolare il volume dei servizi di digitalizzazione secondo necessità. Ciò significa che se l`attività degli operatori sanitari vede una crescita o subisce un cambiamento, è possibile adattare il servizio ai nuovi requisiti senza che questi debbano preoccuparsi del costo delle attrezzature, del personale e
della formazione. Cosa dovresti cercare in un fornitore di servizi di terze parti Quando si ricorre all’outsourcing del processo di digitalizzazione delle cartelle cliniche, è importante lavorare con un fornitore affidabile che abbia esperienza nella gestione dei dati sensibili dei pazienti e che sia in grado di fornire un servizio sicuro e affidabile. È inoltre importante stabilire canali di comunicazione chiari con il partner di outsourcing per garantire che il progetto proceda senza intoppi e che eventuali problemi vengano risolti rapidamente.

Ecco alcune qualità utili da ricercare in una società di outsourcing:

• Distruzione certificata

I fornitori qualificati distruggono sempre i documenti in conformità con la normativa del settore per la distruzione certificata, assicurando che questi non finiscano mai in siti pubblici di spazzatura. Se eseguono la demolizione in proprio, devono essere certificati. Se hanno a che fare con un`impresa di distruzione, devono dimostrare di aver eseguito l’operazione.

È richiesto un certificato di distruzione certificata.

• Ottimizzazione del processo di scansione

Il processo di scansione utilizzato dal fornitore scelto deve essere ben definito e trasparente. Questa procedura dovrebbe idealmente includere le seguenti fasi: raccolta dell'archivio, trasporto presso le strutture adibite alla scansione, preparazione del documento, scansione, indicizzazione e classificazione, metadati e distribuzione delle immagini e distruzione certificata (riservata).

• Reputazione

Affida i tuoi documenti a una società rispettabile nel settore sanitario e con una vasta esperienza nella digitalizzazione. L`organizzazione e il suo team di gestione devono essere ben noti nel campo e avere un lungo elenco di referenze sanitarie affidabili.

• Qualità
Verifica che la tecnologia utilizzata dalla società sia della massima qualità. Informati non solo su quali strumenti specifici vengono utilizzati, ma anche sul loro funzionamento.

Assicurarti che la società con cui hai a che fare segua i seguenti passaggi fondamentali:

• Viene stabilito, seguito e documentato un processo di garanzia della qualità (ad esempio: confronto delle copie digitalizzate con le originali per garantire che siano state accuratamente convertite)

• Le copie digitalizzate vengono salvate in formato ``sola lettura``.

• Le procedure di scansione scritte vengono sviluppate e seguite in modo coerente

• Vengono utilizzate adeguate misure di salvaguardia per garantire l`affidabilità delle copie digitali

La soluzione giusta per la tua azienda!

Se stai cercando un partner affidabile ed esperto per l’outsourcing del processo di digitalizzazione delle tue cartelle cliniche, affidati a

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