Quali aziende hanno bisogno del servizio di Data Entry?

Piccole, medie e grandi aziende ogni giorno devono gestire ed ordinare una mole enorme di dati, che vanno custoditi in un apposito archivio. Fino a qualche anno fa il trasferimento dei dati, cartacei o digitali, avveniva in modo manuale. L’operazione risultava lunga, faticosa e molto dispendiosa in termini di tempo e di denaro.

Il processo di inserimento dati oggi viene invece sostituito dai servizi di Data Entry che, grazie ad appositi macchinari e tecnologie all’avanguardia, accelerano l’intera operazione, garantendo un notevole risparmio economico e di tempo per le aziende che possono concentrarsi maggiormente sul loro core business.

Nei seguenti paragrafi analizziamo quali sono le attività che maggiormente hanno bisogno del servizio di Data Entry e quali sono le mansioni più specifiche. Se vuoi sapere come digitalizzare i documenti in outsourcing puoi rivolgerti tranquillamente a noi di We Are Fiber. L’esternalizzazione del servizio consente di affidarsi ad un partner specializzato in questo settore, senza impiegare risorse interne con costi decisamente più sostenibili.

In quali settori i Data Entry sono servizi indispensabili?

Data Entry

Tutte le aziende, indipendentemente dall’area in cui operano e dalle loro dimensioni, possono trarre grande vantaggio dal servizio di Data Entry poiché devono gestire una grande quantità di dati. Il Data entry risulta però essenziale per alcune aziende che imperniano tutta la loro attività sull’analisi e sulla fruizione di determinati dati.

Industrie, aziende e fabbriche quotidianamente devono fare i conti con operazioni come: fatture, transazioni, gestione di orari lavorativi, contratti, buste paga ecc. Naturalmente la raccolta dei dati va personalizzata secondo le specifiche esigenze.

Il Data Entry è un servizio sempre più richiesto dagli e-commerce, realtà che ormai si sono imposte nel mondo del commercio. Gli shop online devono frequentemente aggiornare le loro vetrine e quindi inserire, etichettare e classificare prodotti, per poi corredarli di apposite schede tecniche e prezzi. Gli e-commerce sono quelli che maggiormente esternalizzano il servizio di Data Entry, per focalizzarsi maggiormente sul loro core business.

Le assicurazioni online e le finanziarie ogni giorno devono aggiornare e consultare documenti, polizze, contratti, dettagli bancari ecc. In questo modo possono conoscere la storia assicurativa e/o finanziaria di un cliente per proporre aggiornamenti, offrire nuove soluzioni contrattuali ecc.

Anche il mondo della logistica e dei trasporti quotidianamente deve processare tantissimi documenti cartacei come bolle, fatture, report di consegna e sui carichi ecc. Digitalizzando tutti questi dati il lavoro diventa molto più snello e veloce.

Ospedali e cliniche private devono gestire dati medici, registrazioni dei pazienti, appuntamenti, fatture mediche ecc. Anche in questo caso il servizio di Data Entry diventa un alleato preziosissimo per migliorare la produttività e l’organizzazione interna.

La lista sarebbe ancora molto lunga e comprende supermercati e negozi, che possono ad esempio aver bisogno di servizi di Data Entry per l’attivazione di tessere fedeltà; aziende fornitrici di utenze come telefono, luce e gas che devono gestire una gran mole di contratti; ristoranti, hotel ed agriturismi che devono aggiornare i clienti in entrata ed uscita, oppure i menu online.

Le 4 attività di inserimento

Per sfruttare al massimo le potenzialità del Data Entry, bisogna scegliere la modalità di inserimento più adeguata alle proprie esigenze. Si possono individuare 4 tipologie: data cleansing, data processing, data classification e data conversion.

Il data cleansing è finalizzato ad inserire informazioni aggiornate e memorizzate in apposite banche dati, rimuovendo quelle sbagliate ed i duplicati. In questo modo i dati a disposizione sono corretti e continuamente aggiornati.

Il data processing ha funzionalità più o meno simili, poiché raccoglie e modifica le informazioni per poi poterle analizzare in un secondo momento secondo obiettivi specifici.

Il data classification organizza tutti i dati a disposizione, tenendo conto delle loro caratteristiche, in apposite categorie filtrate. In questo modo rintracciare un documento diventa facilissimo, recuperando tempo prezioso a tutto beneficio della velocità e della produttività.

Infine il data conversion prevede la conversione dei dati da un formato all’altro. Alcune aziende hanno la necessità di convertire i file cartacei, i video o gli audio in formato digitale, così da renderli immediatamente fruibili.

Quali sono i vantaggi del Data Entry

Esternalizzare il Data Entry significa ottimizzare il tempo e le risorse a disposizione, aumentando la qualità dei database realizzati. Noi di We Are Fiber ci avvaliamo di uno staff esperto e preparato e delle migliori tecnologie sul mercato, offrendoti un servizio affidabile e senza errori.

Il Data Entry inoltre potrebbe essere richiesto “a intermittenza”. Le attività turistiche, ad esempio, riscontrano un grande flusso di prenotazioni e di dati solo in determinati periodi dell’anno (estate, Natale, Pasqua ecc.). In tal caso è possibile richiedere il servizio per un periodo limitato, senza fare investimenti inutili per tutto l’anno.

Per saperne di più ti basta contattarci, sapremo dare una risposta esaustiva alle tue domande per risolvere ogni criticità.

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