Segretaria virtuale, perché ogni azienda dovrebbe averne una

La segretaria virtuale in Italia è un servizio sempre più richiesto dalle aziende, ma anche da liberi professionisti. Per svariati motivi non puoi essere reperibile 24h, col rischio di perderti telefonate o email importanti. Magari in determinati periodi dell’anno devi andare fuori città per appuntamenti di lavoro o per motivi personali, senza riuscire a fornire un supporto minimo ai tuoi clienti.

Proprio in tale contesto entra in gioco la segretaria virtuale on line, un’applicazione che risponde per te quando sei in riunione o al telefono. Un apposito software di segretaria virtuale si sostituisce a te quando sei impegnato, dando ad ogni cliente l’importanza che merita.

In questo modo puoi migliorare la customer satisfaction nella tua azienda, adottando soluzioni specifiche per essere sempre al fianco dei tuoi clienti e fornire loro un livello di supporto adeguato.

Cos’è la segretaria virtuale?

La segreteria virtuale è un servizio attivo tutti i giorni della settimana, compresi sabato e domenica, e durante le festività. In pratica hai una segretaria a disposizione ogni volta che sei impegnato o che non puoi garantire la tua reperibilità.

Cosa fa la segretaria virtuale? Tutto quello che farebbe una segretaria in carne ad ossa, come ad esempio:

• rispondere alle telefonate;
• rispondere ai messaggi sulle pagine social e sulle app di messaggistica;
• rispondere in automatico con messaggi preimpostati alle email normali o certificate;
• organizzare l’agenza secondo gli orari liberi;
• compilare moduli per il Fisco o per la Pubblica Amministrazione.

Al tradizionale programma di segretaria virtuale, noi di We Are Fiber affianchiamo altri servizi estremamente utili che sfruttano al massimo le nuove tecnologie. I chatbot ad esempio sono in grado di interagire con gli utenti e sostenere una conversazione, come se fossero esseri umani, guidando le persone alla risoluzione del problema.

Per chi è utile la segreteria virtuale?

Sono diverse le figure professionali e le aziende che fanno uso di questo servizio. Ad esempio negli studi medici la segretaria virtuale è diffusissima. Molto spesso i medici sono costretti, per diversi motivi, a spostare gli appuntamenti dei loro pazienti. Questo compito viene affidato all’assistente virtuale, che libera il medico da un lavoro pesante che non rientra nelle sue competenze.

Anche per un avvocato la segretaria virtuale è diventata preziosissima, ed in generale per tutti i professionisti che hanno necessità di inviare comunicazioni urgenti ai loro clienti o fissare appuntamenti. Tra corse in tribunale ed orari da rispettare gli avvocati non sempre hanno il tempo di svolgere queste operazioni, che vengono appunto affidate ad un assistente online.

La segretaria virtuale online è utilissima per gli agenti immobiliari, che intendono comunicare nuove opportunità di vendita o di acquisto ai loro clienti, o per gli amministratori di condominio che devono inviare urgenti comunicazioni.

Anche per le aziende il servizio di segreteria virtuale è fondamentale, soprattutto per quelle piccole che non hanno molto personale o che desiderano semplicemente tagliare i costi superflui.

I vantaggi ed i benefici dell’applicazione di una segretaria virtuale

L’uso della segreteria virtuale ottimizza il tempo a disposizione, poiché gestisce autonomamente l’attività o l’azienda quando tu o il tuo personale non potete farlo personalmente. I vantaggi possono così essere riassunti:

• sgravio della burocrazia;
• possibilità di concentrarsi sul “core business” dell’azienda;
• nessun rischio di perdere telefonate o email importanti;
• supporto continuo ai clienti;
• migliore gestione dell’agenda;
• possibilità di essere sempre informati su ciò che succede nell’azienda;
• reperibilità 24h.

Come funziona la segretaria virtuale?

Per scegliere la migliore segretaria virtuale, noi di We Are Fiber ti mettiamo a disposizione un programma estremamente flessibile che si adatta ai tuoi tempi ed alle tue necessità. Il nostro staff, aggiornato e professionale, ti aiuterà ad impostare la segreteria, definendo come gestire le telefonate e gli appuntamenti, che messaggio preregistrare per rispondere a chiamate ed email, a chi inviare i messaggi ecc.

Puoi restare sempre in contatto con la tua assistente virtuale, tramite email o un’app dedicata. In ogni momento puoi cambiare le impostazioni in base alle mutate esigenze personali o della società. Secondo le tue necessità, puoi avvalerti di un processo automatizzato o di una risorsa dedicata e di un servizio puntuale, anche multilingue, che mettiamo a tua disposizione per venire incontro ai tuoi bisogni.

I costi della segretaria virtuale

Quanto costa una segretaria virtuale? Dipende naturalmente dalla tipologia di servizi che intendi richiedere. Una cosa è certa: col nostro sistema puoi tagliare i costi fissi, grazie alla modalità di pagamento che prevede la retribuzione solo in base al tempo lavorato. Se ad esempio hai un’attività turistica che lavora esclusivamente in inverno, oppure in estate, puoi richiedere il servizio per la durata del tempo necessario, conseguendo un risparmio importante che si traduce in profitto.

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