Sistemi di audit, un supporto fondamentale per le aziende

Per capire cos’è l’audit aziendale dobbiamo fare un salto nel passato, precisamente nell’antica Roma. A quel tempo con il termine “audit” si faceva riferimento all’ascolto e più nello specifico agli amministratori del denaro pubblico che tracciavano i risultati contabili tramite un’audizione.

Oggi l’audit aziendale significa qualcosa di leggermente diverso, poiché è uno strumento che analizza le varie aree di un sistema per capire se le procedure vengono rispettate. 

Se un’azienda è dotata di un sistema di gestione, in conformità alle normative ISO, allora sono richiesti audit periodici per verificare se le procedure adottate sono in linea con la realtà aziendale e se vengono svolte correttamente.

L’audit va affidato ad un auditor professionista che, in piena collaborazione con lo staff aziendale, deve raccogliere quanti più dati possibili ed, eventualmente, indagare sul perché gli obiettivi prefissati non sono stati raggiunti.

Noi di We Are Fiber facciamo proprio questo: individuiamo le difformità rispetto al modello originario, mappiamo le aree di rischio e proponiamo le soluzioni migliori. Il nostro obiettivo è perfezionare le prestazioni dei nostri clienti, fornendo servizi specifici e su misura come la segretaria virtuale, la control room ed il payroll in outsourcing.

Audit del rischio aziendale ai tempi del Covid-19

Negli ultimi anni si sta sviluppando un audit di processo aziendale che si basa su un modello di gestione del rischio. In questo modo non solo si controlla l’intero assetto organizzativo dell’attività, ma in generale si preserva il patrimonio economico-finanziario e l’efficienza interna dell’azienda.

Da circa un anno a questa parte, con l’avvento della pandemia da Covid-19, la salute e la sicurezza dei lavoratori hanno assunto un ruolo ancora più importante. Oltre ai protocolli “straordinari”, che richiedono controlli maggiori per prevenire la diffusione del virus, non bisogna dimenticare quelli standard finalizzati a garantire la sicurezza dei lavoratori.

Gli audit di sicurezza aziendale finalizzati a prevenire la diffusione del Covid-19 sono quindi incentrati su determinati protocolli, tra cui:

• sanificazione degli ambienti;
• utilizzo delle mascherine da parte dei dipendenti;
• controlli all’ingresso;
• smart working.

Un processo di audit consente quindi di verificare che siano state adottate tutte le misure necessarie per prevenire il contagio. Tale monitoraggio consente ai dipendenti di lavorare in un ambiente sicuro e protetto, ed agli imprenditori di certificare l’adozione di tutte le misure necessarie.

Naturalmente l’audit mira anche a monitorare le “normali” insidie presenti in ogni luogo di lavoro, che vanno opportunamente fronteggiate. I processi di audit devono essere organizzati secondo specifiche check list aggiornate per dimostrare il rispetto delle normative vigenti.

Come eseguire correttamente un audit aziendale?

L’auditor, per conoscere approfonditamente l’organizzazione aziendale e raccogliere dati utili e pertinenti, deve preparare una check list.

Esistono 3 tipologie di impostazione:

• per adeguamento normativo;
• per ottimizzazione di un processo specifico;
• con domande integrative personalizzate in base ai requisiti richiesti.

Ognuna di queste 3 categorie a sua volta è suddivisa in 3 fasi:

• progettazione della verifica (identificazione delle aree da monitorare, definizione degli strumenti da usare e pianificazione delle attività di raccolta dati);
• analisi documentale e verifica della correttezza dei protocolli rispetto alla normativa;
• valutazione dei risultati ottenuti e loro elaborazione statistica, per poi adottare le eventuali migliorie richieste.

La definizione di audit aziendale moderna non si discosta di molto, almeno da un punto di vista semantico, dal significato originario latino. L’auditor ha infatti il compito di “ascoltare” e reperire informazioni tramite interviste con dipendenti e dirigenti, ispezioni, osservazioni, indagini e verifiche di documenti e condizioni degli ambienti di lavoro.

Al termine dell’indagine si possono ottenere due risultati diversi: la non conformità e le osservazioni. Nel caso di non conformità bisogna individuare le discordanze tra la condizione reale e le procedure; nel caso delle osservazioni invece bisogna suggerire le contromisure da adottare per risolvere problemi o criticità.

Al termine del processo di audit e valutazione aziendale, l’auditor stila una relazione scritta, che deve fornire utili spunti per migliorare i processi ed in generale la gestione dell’area indagata. Ad esempio un audit aziendale su un sistema di gestione della qualità deve essere in grado di migliorare un prodotto, per poi fornirlo al cliente secondo le sue specifiche richieste.

Audit di prima, seconda e terza parte

Si parla di audit interno aziendale quando si fa riferimento ad un’attività di consulenza, controllo e verifica delle procedure attuate condotta da personale interno, ma può essere affidata anche a personale esterno.

L’audit di seconda parte è invece indirizzata ad organizzazioni verso le quali si hanno interessi particolari, come fornitori o partner. Anche in tal caso l’attività può essere affidata al personale interno o un consulente esterno.

Infine l’audit di terza parte consiste in un’attività di monitoraggio sulla conformità e sull’efficacia complessiva di un’azienda, affidata a personale esterno.

Se vuoi salvaguardare la tua attività con strumenti efficaci e professionali, noi di We Are Fiber siamo a tua completa disposizione.

Contattaci!