Servizio di richiamo per visite mediche: perché gestirlo in outsourcing

Nel mondo dell’assistenza sanitaria, garantire la sicurezza del paziente è della massima importanza. Ciò include visite mediche regolari per monitorare e affrontare eventuali problemi. Uno degli aspetti essenziali della cura del paziente è la regolarità delle visite mediche, per monitorare e diagnosticare potenziali problemi di salute. Tuttavia, il richiamo dei pazienti per queste visite può essere un processo complesso e che richiede molto tempo agli operatori sanitari. In questo contesto entra in gioco una possibilità concreta, l'outsourcing. Affidando i servizi di richiamo a un fornitore di terze parti, gli studi medici possono non solo semplificare il loro lavoro, ma anche migliorare la soddisfazione e i risultati dei pazienti.

 Questo articolo fornirà preziose informazioni su come gestire in modo efficace i servizi di richiamo per le visite mediche e sul perché l'outsourcing è l'opzione migliore.

Per prima cosa: cos'è esattamente un servizio di richiamo?

Un servizio di richiamo è un sistema messo in atto dagli studi medici per assicurarsi che i pazienti ricordino di programmare e di presentarsi alle visite mediche in tempo. Il sistema prevede l'identificazione dei pazienti che richiedono le visite mediche, la generazione di lettere, telefonate o sms per ricordare loro gli appuntamenti e la programmazione degli appuntamenti per chi lo necessita.

I servizi di richiamo sono essenziali per ricordare ai pazienti di sottoporsi alle visite mediche. Mancare un appuntamento può avere gravi conseguenze, soprattutto per pazienti con patologie croniche come diabete e ipertensione. Sono necessarie visite regolari per monitorare e affrontare eventuali e potenziali problemi di salute e i servizi di richiamo aiutano a garantire che i pazienti ricevano cure tempestive.

Cosa succede se non c’è un sistema di richiamo?

Gli studi medici potrebbero dover affrontare importanti conseguenze se i loro pazienti non vengono richiamati alle visite di controllo come previsto dalle procedure mediche, oltre alla perdita di entrate. Ricordare ai pazienti di tornare per le visite di controllo è più di un semplice ed eccellente marketing. È una componente essenziale per un trattamento medico di qualità. Infatti, se una società non fa tornare pazienti specifici, potrebbero sorgere problemi con potenziali richieste di risarcimento per negligenza.

Ad esempio, si consideri un gastroenterologo che ha visitato un paziente a cui sono stati diagnosticati segni precoci di polipi potenzialmente maligni: i protocolli professionali richiedono controlli periodici. Se il paziente muore di tumore al colon, un avvocato specializzato in malasanità verificherà che il paziente sia stato richiamato dal gastroenterologo, come previsto dal protocollo. Perché esternalizzare i servizi di richiamo? Come accennato, la gestione interna dei servizi di richiamo può essere un'attività complessa e dispendiosa in termini di tempo per gli operatori sanitari. Richiede risorse significative, incluso il tempo del personale, la tecnologia e le attrezzature. L'esternalizzazione dei servizi di richiamo a un fornitore di terze parti può aiutare gli studi medici a semplificare le loro operazioni e a concentrarsi così sulla loro attività principale, quella di fornire un'assistenza di alta qualità ai pazienti. Ecco alcuni dei vantaggi derivati dall’outsourcing dei servizi di richiamo:

 • Maggiore efficienza

I servizi di richiamo in outsourcing possono aiutare gli studi medici ad aumentare la loro efficienza operativa. I fornitori di terze parti sono dotati delle tecnologie e delle competenze più recenti per gestire i servizi di richiamo in modo efficiente. Ciò significa che gli operatori sanitari possono concentrarsi sulla fornitura di cure di alta qualità ai loro pazienti. 

• Maggiore soddisfazione del paziente 

I servizi di richiamo aiutano i pazienti a rimanere aggiornati sulle loro visite mediche, assicurando loro cure tempestive. I pazienti che ricevono visite mediche regolari tendono ad essere più soddisfatti del loro centro medico. I servizi di richiamo in outsourcing aiutano i centri medici a migliorare la soddisfazione dei pazienti garantendogli promemoria tempestivi dei loro appuntamenti. 

• Risparmi
I servizi di richiamo in outsourcing possono anche aiutare gli ambulatori medici a risparmiare denaro. La gestione interna dei servizi di richiamo richiede risorse significative, tra cui il tempo del personale, la tecnologia e le attrezzature. Esternalizzando i servizi di richiamo, i centri medici  possono ridurre i costi generali e concentrarsi sulla fornitura di cure di alta qualità ai pazienti.

• Riduzione degli oneri amministrativi

 La gestione interna dei servizi di richiamo può essere dispendiosa in termini di tempo e rappresentare un onere amministrativo per i centri medici. I servizi di richiamo in outsourcing possono aiutare a ridurre gli oneri amministrativi e a dare al personale. il tempo necessario per attività più essenziali.

• Sistemi intelligenti

Il giusto fornitore di servizi di outsourcing disporrà dei migliori sistemi intelligenti per un richiamo del paziente altamente efficace. Questi sistemi possono stampare automaticamente lettere di richiamo ogni mese (o in qualsiasi momento) prima della scadenza delle visite. Tali lettere possono includere parole o sezioni relative al ``motivo del richiamo`` che informano il paziente sull`importanza della visita per la sua salute. Il messaggio consiglia ai pazienti di chiamare l`ufficio per fissare una visita di controllo.

Quando l'utente pianifica l'appuntamento, il sistema può spuntare i pazienti richiamati. Questo metodo testimonia il fatto che il richiamo è andato a buon fine. Può anche generare un elenco di pazienti che non hanno risposto al sollecito e che devono essere ricontattati. Se necessario, potrebbe inviare loro un avviso finale, conservandone una copia nella cartella clinica.  Perdere traccia dei pazienti richiamati può rappresentare un grande problema per lo studio, che inizialmente può passare inosservato fino a quando non è troppo tardi. Si rischia di perdere un paziente ogni volta che lascia lo studio senza fissare un appuntamento di richiamo. Inoltre, i pazienti salterebbero esami e terapie importanti. I richiami inviati in tempo mostrano ai pazienti che lo studio è organizzato e offre il miglior servizio per la loro assistenza sanitaria. In confronto alle sole spese di richiamo la perdita derivante da una gestione non corretta dei richiami può essere enorme.

• Focalizzazione sui compiti principali 

I servizi di richiamo in outsourcing possono liberare tempo e risorse preziose, consentendo alle aziende di concentrarsi sulle attività principali e sugli obiettivi strategici. Ciò può portare a un aumento della produttività, dell'innovazione e della competitività.

• Riduzione del rischio

 I servizi di richiamo richiedono un alto livello di accuratezza e attenzione ai dettagli. Esternalizzando a un fornitore specializzato, le aziende possono ridurre il rischio di errori, problemi di conformità e altre potenziali difficoltà. 

• Aumento delle misure di sicurezza

I fornitori del servizio di richiamo sono spesso altamente specializzati nella gestione di dati sensibili, comprese le cartelle cliniche. Dispongono di solide misure di sicurezza per proteggere la riservatezza, l'integrità e la disponibilità dei dati. Ciò può includere, tra gli altri, server sicuri, crittografia e controlli di accesso. Rispetto delle normative: le cartelle cliniche sono soggette a normative rigorose. L'outsourcing del servizio di richiamo a un fornitore che è a conoscenza di queste normative può aiutare a garantire che il processo vengo condotto in conformità. Questo può aiutare a proteggere l'azienda da potenziali multe, sanzioni o problemi legali. 

• Mitigazione del rischio 

Le cartelle cliniche contengono dati sensibili e qualsiasi violazione o accesso non autorizzato può comportare un danno finanziario e reputazionale significativo. I servizi di richiamo in outsourcing possono aiutare a mitigare questo rischio, in quanto consentono alle aziende di collaborare con un fornitore esperto nella gestione e nella protezione dei dati sensibili. 

Servizi di gestione dei richiami: ciclo di vita e altro ancora Il ciclo di vita dei servizi di richiamo in outsourcing solitamente comprende queste fasi: 

Il ciclo di vita dei servizi di richiamo in outsourcing solitamente comprende queste fasi:

 • Preparazione, pianificazione e test I fornitori di servizi attribuiscono un valore elevato alla pianificazione e ai test.

Con il loro team di esperti, le società di outsourcing sviluppano un piano di richiamo su misura che tiene conto di ogni minima considerazione e lo valuta rigorosamente per garantirne l'efficacia. 

• Notifica e feedback

 Fornitori di servizi di terze parti affidabili assicurano che i clienti si sentano protetti durante tutto il processo di richiamo fornendo comunicazioni tempestive, efficienti e ben documentate.

 • Requisiti normativi e conformità

 Le società di outsourcing utilizzano sistemi di richiamo leader del settore che tracciano e registrano ogni fase del processo. Ciò semplifica i requisiti normativi e garantisce il 100% di conformità. 

• Trattamento, bonifica e smaltimento

 I fornitori di outsourcing sono completamente attrezzati con tutta la tecnologia e le risorse necessarie per rimuovere, elaborare e smaltire la merce contaminata. 

• Recupero del richiamo

Hanno l'esperienza e le risorse non solo per rimuovere e isolare la merce danneggiata, ma anche per garantire che il prodotto non interessato rimanga sugli scaffali, salvaguardando il marchio e i profitti. 

• Sostenibilità

 Le soluzioni di richiamo di terze parti hanno lo scopo di avere un basso impatto ambientale, ridurre le spese e aumentare la fedeltà dei clienti al marchio. La maggior parte dei servizi di gestione dei richiami conterrà, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, quanto segue: 

• Test del prodotto per identificare potenziali rischi per la sicurezza

• Servizi di valutazione del rischio• Aiuto nel raggiungimento dei criteri della direttiva sulla sicurezza generale dei prodotti

• Smaltimento del prodotto

• Servizi di gestione del progetto, inclusi rapporti e analisi dei costi

• Analisi avanzate per pianificare in modo più efficace potenziali futuri richiami di prodotti/servizi 

Come gestire i servizi di richiamo per visite mediche in outsourcing

 L'outsourcing dei servizi di richiamo per le visite mediche richiede una strategia ben ponderata per garantire che il processo sia gestito in modo efficace. Ecco alcuni suggerimenti per la gestione dei servizi di richiamo in outsourcing: 

1. Definisci i tuoi obiettivi

Prima di esternalizzare i servizi di richiamo, gli studi medici dovrebbero definire i propri obiettivi. Cosa sperano di ottenere con l’outsourcing? Quali sono le loro priorità? Definendo i loro obiettivi, gli studi medici possono assicurarsi che il fornitore di terze parti si allinei. 

2. Scegli il fornitore giusto

 La scelta del giusto fornitore è fondamentale per il successo dei servizi di richiamo in outsourcing. Gli studi medici dovrebbero considerare fattori come esperienza, tecnologia e costi quando selezionano un fornitore. È essenziale scegliere un fornitore dotato della tecnologia più recente e che abbia esperienza nella gestione dei servizi di richiamo medici. 

3. Garantire la sicurezza dei dati I dati dei pazienti sono sensibili e confidenziali.

Gli studi medici dovrebbero garantire che il fornitore di terze parti disponga di misure adeguate a proteggere i dati dei pazienti. 

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