Servizio di Data Entry: le tipologie di inserimento dati

Il servizio di Data Entry è uno dei servizi più popolari ed è esternalizzato da aziende in tutto il mondo. Ogni azienda ha bisogno di eseguire attività di data entry necessarie, se non indispensabili, alle operazioni quotidiane.

La questione è che questi compiti prendono un sacco di tempo. Di conseguenza, le aziende impiegano molto personale per gestirli. Se il team è interno, il costo del progetto sarà più alto. Pertanto, le aziende esternalizzano le attività di data entry a partner esterni specializzati nella gestione di tale lavoro.

Il data entry in outsourcing aiuta anche le aziende a gestire progetti ad hoc e volumi stagionali di lavoro; senza bisogno di ampliare il loro organico o assumere personale stagionale.

I progetti di inserimento dati, invece, sono diversi per le esigenze di ogni azienda e possono variare dall’elaborazione dei dati alla classificazione dei dati, da trascrizione dei dati alla digitalizzazione dei dati ecc.

Abbiamo suddiviso il servizio di data entry per tipologie per aiutarvi a capire quali tipi di processi di inserimento dati puoi esternalizzare.

Online Vs. Offline Data Entry

Le due principali categorie di servizi di data entry sono online e data entry offline. La differenza è la necessità di una connessione internet per l'elaborazione dei dati.

Data entry offline

Quando non è necessaria una connessione internet per l'attività, l'immissione dei dati non è online. I BPO di solito inviano i file elaborati in un secondo momento al cliente o semplicemente li trasferiscono in una cartella, archivio o database. Alcune attività di data entry offline includono il riempimento di moduli offline. Altre attività includono la trasformazione dei dati da un formato cartaceo a un formato digitale.

Data entry online

Costituisce un processo di inserimento di informazioni con l'uso di una connessione internet. L'immissione dei dati online è di solito ancora più voluminosa dell'inserimento di dati offline. I team di immissione dati devono elaborare, immettere, modificare o aggiornare un database online.

Alcuni dei principali utilizzi dell'inserimento di dati online sono l’inserimento delle informazioni sul prodotto sui siti di e-commerce, compilare moduli online, annotare e taggare i dati online, etichettare le immagini, aggiornare i CRM ecc.

La maggior parte delle volte, le competenze necessarie per il lavoro di data entry sono elementari. Un addetto all'immissione dati deve avere solo una conoscenza di base del computer e dei software di files. Non c'è bisogno di abilità di digitazione veloce, a meno che non ci siano scadenze strette o volumi enormi. Tuttavia, pur essendo un compito facile, l’inserimento dati può essere molto dispendioso in termini di tempo.

Alcune aziende hanno bisogno di lavorare su una grande quantità di dati e informazioni, che può comportare un costo enorme: l'esternalizzazione del data entry è la soluzione.

Principali tipologie di data entry

Possiamo categorizzare i diversi tipi di servizio di data entry in base alla natura delle attività richieste.

Il livello di difficoltà dipende anche dal tipo di lavoro. Di conseguenza, a volte è necessario un approccio più specializzato. Data entry in sé è un termine molto ampio che viene utilizzato per descrivere non solo l’inserimento di informazioni da un formato/file ad un altro, ma anche il l'elaborazione e l'analisi dei dati.

L'origine dei dati che devono essere elaborati o immessi può essere in vari formati, copie cartacee o digitali. Alcune aziende devono copiare le informazioni da note scritte a mano, mentre altre aziende devono convertire file vocali e audio in testi trascritti. Le aziende che gestiscono un sacco di formati hanno bisogno di elaborare un sacco di dati. Devono inoltre archiviare le informazioni in un database digitale per un uso successivo o un rimando.

Le innumerevoli attività di inserimento dati possono essere raggruppate in quattro categorie principali in base alla loro natura:

• data cleansing,
• classificazione dati,
• data processing,
• and data conversion.

Data Cleansing

Il data cleansing prevede l'organizzazione di informazioni memorizzate in banche dati in modo che siano accurate e aggiornate. Il data cleansing aiuta con il salvataggio delle informazioni in modo corretto rimuovendo informazioni imprecise e duplicate. Un altro termine per la pulizia dei dati è il data scrubbing.

Attività: aggiornamento CRM, follow-up del database, ricerca di informazioni, rimozione dei duplicati, modifica delle informazioni, correzione delle informazioni, ricerca e rimozione degli errori, ecc.

Data Processing

Data processing significa raccogliere e modificare le informazioni al fine di analizzarle o usarle in un secondo momento. Il data processing può essere utile per memorizzare informazioni, analizzare dati, filtrare dati, report ecc. L'obiettivo principale del data processing è quello di modificare i dati in modo tale che sia utile a un determinato scopo.

Attività: estrazione dati, acquisizione dati, inserimento di attestazioni, registrazione dati contabili e dati, creazione di database, modifica di foto o prodotti, ecc.

Data Classification : classificazione dei dati

Consiste in un processo di organizzazione dei dati in categorie in base alle proprietà e alle caratteristiche degli articoli. La classificazione dei dati aiuta a salvare le informazioni ordinandole in modo che possano essere facilmente accessibili e filtrate. Infatti il servizio di data classification è utile anche per i software di intelligenza artificiale e l’apprendimento automatico.

Attività: classificazione dei dati, ordinamento dei dati in categorie, tagging dei dati, annotazione dei dati, indicizzazione dei dati, classificazione dei biglietti da lavoro, inserimento dei dati di prodotto, ecc.

Data Conversion

Data conversion, come suggerisce il nome, è il processo di conversione di dati da un formato a un altro. I dati possono essere convertiti da una copia cartacea in formato digitale o da un formato digitale a un altro (da jpg a pdf, da PDF a XML, ecc.) Questo servizio di data entry che converte i dati può essere manuale o assistito da apparecchiature.

Attività: trascrizione audio, fotoritocco, digitazione dati, copia di informazioni da note scritte a mano, acquisizione di dati da formati fotografici, ecc.

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