Cos'è il Data Entry: definizione e mansioni

Data Entry definizione e significato

Data entry è un termine generico utilizzato per descrivere il processo di inserimento di dati in un computer o in un altro dispositivo elettronico. I dati possono essere inseriti in un database, un foglio Excel, CRM, cloud ecc.

A volte il data entry implica l’inserimento di dati da un file digitale a un altro (per esempio dai fogli Google a Microsoft Excel) e a volte da un documento fisico a uno digitale. A quest’ultimo processo ci si riferisce principalmente come digitalizzazione di dati.

Il servizio di data entry viene eseguito per lo più manualmente.
I macchinari possono accelerare il processo tramite l’automazione, il riconoscimento vocale, il riconoscimento dei caratteri ecc.

Data Entry vs Back Office

A volte i termini data entry e back office sono utilizzati in maniera intercambiabile, il che causa confusione nella maggior parte delle persone.

Back office include tutte le mansioni di cui una compagnia deve occuparsi per supportare le operazioni di front office. Poiché il settore del back office implica molto lavoro su carta, gli impiegati in questo campo devono portare a termine diversi compiti di data entry, come registrazione dati, trascrizione dati, classificazione dati, annotazione dati ecc.

Per maggiore chiarezza, data entry in genere è solo una parte dei processi di back office e implica esclusivamente compiti riguardanti l’elaborazione dati. D’altra parte, Back Office include il data entry ma non si limita a quello. Le mansioni di back office dipendono dal reparto, dal settore e dal modello di business dell’azienda.

Principali attività di Data Entry

Mentre l’attività di data entry più popolare è copiare ed incollare informazioni da una fonte a un database, ci sono anche altri incarichi più specifici che un operatore che si occupa di data entry può gestire.

Data Tagging- Il processo di etichettatura aggiunge piccole informazioni o descrizioni a una voce, consentendo così che sia indicizzata, cercata in un database, esplorata in un catalogo, classificata ecc. Questo servizio permette di velocizzare il processo di ricerca di un dato.

Se un’azienda ha molti dati da contrassegnare, in genere sceglie di esternalizzare il processo poiché è un’attività che porta via molto tempo.

Data Annotation-Questo è il processo di selezione dei dati, permettendo di incorniciarli o evidenziarli ed etichettarli. In genere si annotano tutti i tipi di dati, come immagini, audio, suoni, testi, ecc.
L’annotazione di dati è in genere utilizzata per l’analisi di grandi quantità di dati con l’aiuto dell’automazione e dell’apprendimento automatico. Il software che usa l’apprendimento automatico riconoscerà:

• Annotazioni
• Trova schemi
• Impara di più sui dati
• Fa previsioni
• Ed è più accurato in generale.

Data Capture-Questo è il processo per catturare, raccogliere e registrare le informazioni che saranno poi elaborate e processate da una macchina. La raccolta dati può essere fatta manualmente da un operatore di data entry o automaticamente da un software. Alcune tecnologie usate per la cattura di dati sono

Alcuni tecnologie usate per la cattura di dati sono

• Strumenti di Riconoscimento Ottico dei Caratteri (OCR)
• Riconoscimenti intelligente de caratteri (ICR) 
• Lettura ottica di marcature (OMR).

La cattura dei dati fa uso anche di smart card, codici a barre, QR code ecc. per raccogliere informazioni.

Data Transcription

Quando la fonte dei dati o informazioni è un file audio/video che necessita di essere convertito in testo, il processo che si esegue si chiama trascrizione di dati. Come suggerisce il nome, è il processo di trascrizione di file audio e voce.

Un’altra funzionalità di trascrizione di dati è aggiungere sottotitoli o anche didascalie ai video. Il riconoscimento dei dialoghi o i sottotitoli in automatico ne sono un esempio. Possono anche essere usati per aiutare la trascrizione di dati nei casi in cui è necessario una soluzione veloce.
Ancora, le macchine non sono pienamente capaci di provvedere a una trascrizione perfettamente accurata e non possono sostituire il lavoro manuale.

Data Logging-Questo è il processo di registrazione e raccolta dati da immagazzinare per uno specifico periodo di tempo per una successiva analisi.
Questa branca del Data Entry è usata per scoprire trend, registrare informazioni di parametri, andamenti, attività ecc. Spesso viene utilizzata a scopi scientifici o nei trasporti internazionali per monitorare sistemi e networks. Questo processo è quasi sempre eseguito da una macchina piuttosto che manualmente.

Data Processing-Dopo che i dati sono stati raccolti possono essere processati per diversi scopi. La ragione principale per cui si processano è analizzarli e produrre reports. Questa tipologia di data entry può essere usata anche per l’immagazzinamento, l’archiviazione, l’organizzazione, la classificazione ecc.

Data Cleansing-Questo processo è usato per organizzare e correggere le informazioni immagazzinate nel database, identificare duplicati, errori, informazioni vecchie e per cancellare quelle irrilevanti. Data cleansing è usato come forma di manutenzione e aggiornamento del database.

Quali aziende hanno bisogno del servizio di Data Entry?

Tutte le aziende hanno bisogno del data entry, ma se hanno un reparto dedicato a questa attività dipende dal volume di informazioni che hanno bisogno di processare quotidianamente. Tutte le compagnie necessitano di registrare alcuni tipi di informazioni.

Quando? Tutti i giorni durante le operazioni quotidiane come gestione dei turni, ore lavorative, buste paga, libri paga, fatture, transazioni, informazioni in memoria e così via.

A seconda del settore, alcune aziende hanno bisogno di un approccio più mirato poiché il data entry è un’attività strategica per il loro modello di business. Ad esempio, gli e-commerce e gli shop online hanno bisogno del data entry per inserire i loro prodotti online, etichettarli, classificarli e così via. Hanno bisogno anche di elaborare i dati per digitalizzare cataloghi e prezzi.
Il servizio di data entry per eCommerce è in assoluto uno dei più richiesti perchè può essere facilmente esternalizzato.

Un altro settore che necessita di data entry è quello di Trasporti e Logistica a causa del gran numero di documenti cartacei quali: fatture, report di consegna, report sui carichi, import ed export di documenti e documenti di trasporto.
Recentemente, le aziende di Software necessitano operazioni di data entry e annotazioni di dati come risultato dello sviluppo di intelligenza artificiale e apprendimento automatico. La mole di lavoro per questi progetti è in genere enorme e quindi servirebbe molto personale per rispettare le scadenze.

Anche altri si servono del data entry incluso:

• la sanità (per dati medici, registrazione dei pazienti, appuntamenti, fatture mediche),
• la finanza (documenti finanziari, dettagli bancari, documenti delle operazioni, digitalizzazione dei documenti)
• e la ristorazione (aggiornamento del menù online).

Dovresti esternalizzare il data entry?

Molte compagnie scelgono di esternalizzare le attività di data entry per processare grandi quantitativi di dati in un tempo minore, con una accuratezza maggiore e senza ulteriori investimenti.

We Are Fiber

Velocità, Qualità e Low-cost?

Non c'è bisogno di accontentarsi: ora puoi avere tutto!

WeAreFiber usa infrastrutture e tecnologie avanzate, assicurandosi che i tuoi progetti siano portati a termine con precisione.
Il nostro Quality Department, che è diviso in due livelli (primo livello in Albania e secondo livello in Italia) monitorerà strettamente le campagne data entry di modo che il prodotto finale sarà consegnato in tempo senza errori. La velocità media di battitura dei nostri agenti è di 77 parole al minuto.

Noi troviamo soluzioni di Data Entry per diverse aziende di e-commerce, in settori come commercio al dettaglio, sport, immobiliare e ristorazione.

Leggi di più sul nostro servizio.