Outsourcing Data Entry: 10 cose da sapere sull'esternalizzazione

L’inserimento dati in outsourcing è una strategia che le aziende adottano per diversi motivi. Ci sono diversi vantaggi che derivano dall'esternalizzazione di attività che richiedono molto tempo, come l'immissione di dati. Alcune aziende devono convertire i file da un formato all'altro, mentre altre aziende devono aggiornare i propri database online.

C'è un numero infinito di attività di data entry che le aziende devono eseguire. Poiché questi compiti sono stagionali o richiedono un sacco di risorse o di personale, le aziende di solito decidono di esternalizzare.

Perché le aziende scelgono l'outsourcing data entry?

Ogni azienda deve gestire l'immissione dei dati.

Tuttavia, può essere una vera sfida gestirli internamente. Inoltre, le start-up e le PMI non sono in grado di destinare sufficiente budget alle attività di immissione dei dati. 

Pertanto, il motivo principale per cui si decide di esternalizzare le operazioni di data entry è il taglio dei costi.

Se le attività sono stagionali, sarebbe più saggio semplicemente esternalizzare il lavoro piuttosto che assumere più personale, che si tradurrebbe in più costi. Inoltre, il costo di un ETP esternalizzato è significativamente inferiore a quella di un impiegato interno.

Un altro motivo per cui le aziende scelgono il data entry outourcing è il rispetto delle scadenze.

Spesso, le attività di inserimento dei dati devono essere eseguite durante la notte. Il servizio di data entry in outsourcing garantisce un tempo di turnover più rapido. Inoltre, la terziarizzazione è una buona opzione quando il volume di data entry è molto alto e le scadenze sono strette.

D'altra parte, anche la tecnologia svolge un ruolo importante. 

L’attività di data entry può essere gestita più velocemente con l'ausilio della tecnologia. Le aziende non hanno bisogno di fare ulteriori investimenti per avere accesso a tale tecnologia. Quando scelgono un partner di outsourcing, ottengono l'accesso a nuove tecnologie e a lavoratori da tutto il mondo. Di conseguenza optare per l'outsourcing data entry significa delegare il compito a esperti e lavoratori qualificati, che sarebbero interamente dedicati la campagna.

Creare un team di data entry interno con la giusta esperienza e abilità può essere una sfida. Quando le restrizioni imposte dalla location vengono rimosse, le opportunità aumentano.

10 cose da sapere sul data entry outsourcing

Se hai deciso che l'outsourcing data entry è la migliore strategia per la tua azienda, ma non sai da dove cominciare, abbiamo preparato un elenco di suggerimenti per guidarti nel processo di outsourcing del data entry per l'esternalizzazione delle attività aziendali di inserimento dati.

Il progetto di esternalizzazione di attività aziendali

1. Tipo di inserimento dati.
   
   Se non sai ancora quale tipo di servizio data entry sia meglio esternalizzare, abbiamo preparato una suddivisione dettagliata per aiutarti. Continua a leggere il nostro altro articolo che va in dettaglio: "Data entry Service: tutti i tipi di inserimento dati".

2. I volumi. 
   
   Analizzare i volumi è un passo importante nella gestione del processo. Questo è il caso delle stagionalità in cui i volumi sono più elevati durante un determinato periodo di tempo. In determinate situazioni è necessario disporre di più personale dedicato durante quel lasso di tempo. Inoltre, se i volumi sono più elevati durante determinati mesi, è necessario essere pronti ad allocare più personale durante quel periodo.

   Conoscendo i volumi del lavoro, è possibile calcolare il numero di ETPnecessario per rispettare le scadenze.

3. Monitoraggio e garanzia della qualità.
   
   Anche se attività di inserimento dati sembrano essere di basso livello, possono essere complicate. Inoltre, a seconda della natura dei compiti (ad esempio, elaborazione di informazioni sensibili), il processo di inserimento dei dati potrebbe richiedere un alto livello di specializzazione.

   Il monitoraggio delle attività di inserimento dati è importante per garantire un’alta qualità del lavoro svolto.

4. Sicurezza e protezione dei dati.

   Se le attività di data entry consistono nella gestione di informazioni personali e sensibili, è importante un elevato livello di sicurezza e protezione dei dati. Inoltre, ogni azienda deve considerare il regolamento generale sulla protezione dei dati per la gestione delle informazioni relative ai soggetti europei interessati.

5. Tempo di consegna.
   
   Un altro aspetto importante da tenere presente quando si sceglie l' outsourcing data entry è la rapidità dei tempi di consegna. Questo può dipendere da diversi fattori, come il l'urgenza del progetto, il volume, la Timeline, ecc.

   Inoltre, il vostro partner di esternalizzazione dei servizi dovrebbe avere una strategia per rispettare le scadenze e affrontare gli imprevisti.

Outsourcing partner per i servizi di data entry

6. Supporto tecnico.

   Inoltre, un supporto live quando si svolgono attività di inserimento dati in outsourcing è cruciale per il successo delle operazioni. Il partner di outsourcing data entry dovrebbe nominare una persona di contatto che funga da punto di riferimento principale per eventuali domande o problemi che potrebbero sorgere durante la campagna.

7. Know-how.

   Il partner per l'esternalizzazione dovrebbe avere una forte esperienza nella gestione dei progetti di data entry così come un sufficiente know-how di settore. Una vasta esperienza è un valore aggiunto che può aiutare a gestire la campagna, il monitoraggio e la reportistica in modo efficiente.

8. Infrastrutture.

   La maggior parte dei progetti di livello base non necessitano di requisiti tecnici speciali. Tuttavia, per alcuni progetti potrebbe essere necessari software di riconoscimento ottico dei caratteri, riconoscimento vocale, riconoscimento immagini, software di conversione specializzata, software di monitoraggio e così via. Assicurati che il tuo partner disponga della tecnologia giusta per avviare un progetto di data entry.

9. Scalabilità.

   Altrettanto importante è la capacità di scalare su o giù per una campagnain modo flessibile. In questo modo, quando c'è un enorme volume di lavoro, è possibile disporre più risorse. Al contrario, il numero di risorse può essere ridimensionato quando i volumi sono bassi. Questa flessibilità è difficilmente possibile con i dipendenti interni. Quindi la scalabilità è anche uno dei maggiori vantaggi del data entry in outsourcing.

10. Backup e emergenza. 

    Infine, un partner in outsourcing dovrebbe essere in grado di fornire un piano di backupin caso di emergenza o disastro. Il piano di backup deve includere back-up dei dati sicuri, linee Internet secondarie,e così via. In questo caso, il lavoro non sarebbe in stallo in caso di emergenze impreviste.

Scegliere il partner di outsourcing giusto per le tue attività aziendali

Pur tenendo a mente tutti gli aspetti sopra menzionati, è più facile vedere cosa cercare in un partner di outsourcing dei processi aziendali.

Protezione dei dati, scalabilità, qualità, tempi di consegna rapidi, tecnologia e organizzazione sono tutti fattori molto importanti nella scelta del BPO giusto.

We Are Fiber

La nostra partnership con Retail, Food and Beverage, e-commerce e aziende di tecnologia per i quali forniamo servizi di data entry ci ha aiutato a ottenere una vasta conoscenza della gestione dei progetti di data entry. Abbiamo istituito un team di Quality Assurance a due livelli al fine di garantire che i nostri clienti siano soddisfatti dei nostri standard di qualità. We Are Fiber è conforme al GDPR e anche alla certificazione ISO 27001 e ISO 27002.

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