5 modi in cui l'outsourcing data entry può aiutare la tua azienda

L’esternalizzazione delle operazioni di data entry è sempre stata una strategia per tagliare i costi per la maggior parte delle aziende. Tuttavia, i recenti cambiamenti del mercato hanno focalizzato lo sguardo sul vantaggio competitivo anziché su quello finanziario. Gli obiettivi dell' outsourcing data entry sono aumentare la produttività, la scalabilità e accrescere il business.

In house vs data entry in outsourcing

Alcune aziende gestiscono l'immissione dei dati internamente, mentre altre esternalizzano il processo completo.  Anche se la maggior parte delle persone non pensa all’inserimento dei dati come a un compito complesso, di solito richiede un sacco di requisiti e ha bisogno di un certo livello di specializzazione. Le aziende che decidono di mantenere l'inserimento dei dati come operazione interna devono investire nella tecnologia per tenere il passo con i loro concorrenti. Inoltre, devono destinare risorse per la formazione del personale addetto nei campi della tecnologia e delle procedure.

In alcuni casi, il data entry, quando gestito internamente, viene eseguito come attività secondaria. Le persone incaricate di solito hanno altre attività principali, su cui devono essere completamente concentrati. In aggiunta ai loro compiti principali, il data entry può risultare un sovraccarico. Pertanto, il personale perderebbe la concentrazione e le loro prestazioni sarebbero inferiori.

D'altra parte, l'attività di inserimento dei dati necessita di particolare attenzione. Un singolo errore può a volte essere molto costoso.

Al contrario, se un'azienda delega le attività a un reparto dedicato, invece, ci sono costi più elevati. Se non ti piacciono le prestazioni di un dipendente, non è così facile sostituirle con un altro. Nel momento in cui vengono sostituiti, essi avranno già impiegato delle risorse aziendali che potrebbero essere altrimenti utilizzate per le attività principali. Inoltre, potrebbe non essere sempre facile trovare i dipendenti giusti all'interno di un piccolo pool di candidati limitati a una piccola area geografica.

Outsourcing Data Entry vantaggi

Uno studio condotto nel 2018 da Deloitte ha scoperto che le aziende esternalizzano sempre di più per intensificare gli sforzi di fusione e acquisizione, con un aumento significativo del 22% in due anni. Inoltre, utilizzano l'outsourcing come canale per l'innovazione. Il 49% delle aziende esternalizzano i servizi in quanto vanno verso l'innovazione. È più del doppio di quanto fosse negli ultimi due anni.

Cosa spinge maggiormente le aziende verso l'esternalizzazione e quali sono i vantaggi?

1. Economicità e produttività

Il taglio dei costi è ancora un buon motivo per esternalizzare il data entry, ma non è più sufficiente. Ridurre i costi e investire i risparmi per l'innovazione, i nuovi mercati e le nuove tecnologie legate al core business è la strategia più recente. Inoltre, i costi di ottimizzazione possono rendere le aziende più competitive rendendole più agili e produttive. Pertanto, il taglio dei costi è un mezzo per un obiettivo più alto.

L'outsourcing data entry può ridurre i costi dei dipendenti, costi software e tecnologici, costi di reclutamento e formazione, congedo per malattia e spese di vacanza, costi di gestione del personale, ecc.

Secondo PayScale, un operatore di immissione dati guadagna in media £17.750 annualmente. Inoltre, il costo di un operatore di data entry è di circa £21.100, senza includere l'assicurazione responsabilità civile dei datori di diritti, attrezzature necessarie per il lavoro o i costi di esecuzione di un sistema retributive PAYE conforme a RTI. Ora immaginate questi costi moltiplicati per il numero di dipendenti necessari per la gestione di volumi elevati di immissione di dati.

L' outsourcing data entry aiuta le aziende a allocare questi costi ad altri progetti.

2. Accesso alla tecnologia

Ci sono due modi in cui l’immissione dati in outsourcing può aiutare la tua azienda ad avere accesso alle più recenti e rivoluzionarie tecnologie. Abbiamo già scoperto il primo nel capitolo precedente: allocazione dei risparmi dall'esternalizzazione al budget tecnologico.

 Dall'altro lato, quando gestiscono dei progetti di data entry, le aziende hanno bisogno di investire nella tecnologia giusta per risparmiare tempo e ultimamente anche per rendere il processo automatico. Tuttavia, investire nella tecnologia per un processo non-core sembra uno spreco di risorse.

Quindi l'outsourcing data entry consente alle aziende di accedere alle ultime tecnologie senza dover allocare un ulteriore bilancio. Avere accesso alle tecnologie più recenti aiuta le aziende a intensificare il proprio gioco e ad essere in cima alla concorrenza.

3. Servizio qualitativo

Come abbiamo già discusso, l'inserimento dei dati può essere un processo complesso. A volte, è anche un processo di base per alcune industrie (e-commerce, Machine Learning, ecc.).

È quindi molto importante dare la giusta attenzione al data entry. 

Quando si delega l'immissione dei dati e le attività di elaborazione dei dati a un gruppo dedicato, la qualità sarà più alta. Inoltre, se si esternalizza a un'azienda specializzata, non solo saranno pienamente concentrati ma la loro competenza aggiungerà valore al processo.

Per esempio, We Are Fiber alloca anche un team di garanzia di qualità a due livelli a qualsiasi progetto di immissione dati per garantire la massima qualità.

Non solo il processo dei dati in outsourcing a un Bpo aiuta a mantenere un tasso alto di qualità, ma aiuta anche la vostra azienda a fornire un servizio/prodotto principale qualitativo. Questo accade perché il tuo staff avrà più tempo e si concentrerà maggiormente sulle competenze di base. In aggiunta, la migliore gestione del tempo è un altro vantaggio che proviene dall'immissione di dati in outsourcing.

 4. Gestire volumi elevati

La maggior parte delle volte, il lavoro di inserimento dei dati richiede un gran numero di personale. Come evidente, un organico di grandi dimensioni richiede un sacco di risorse.

Quando si tratta di volumi elevati la produttività è a rischio. Alcune attività che richiedono elevati volumi di elaborazione dei dati includono creazione di database, mailing list, tagging di immagini, estrazione dati, acquisizione dati e così via.

L'esternalizzazione di questi compiti è più conveniente della loro gestione interna.

5. Scalabilità

Spesso queste attività ad alto consumo di tempi e ad alto volume sono solo stagionali. Pertanto, sorgono due problemi principali:

1. la necessità di reclutare e formare un sacco di personale in breve preavviso;
2. la questione dell'imposizione di personale in assenza di volumi.

Le aziende non devono affrontare questi problemi se esternalizzano il data entry.

L'outsourcing consente a un'azienda di scalare su e giù se necessario, senza problemi legali o di reclutamento.

Vuoi saperne di più? Leggi anche Outsourcing Data Entry: 10 cose da sapere sull’esternalizzazione

BPOs Data Entry

Sicurezza e protezione dei dati, efficienza e conformità con le normative in vigore sono le principali preoccupazioni per le aziende che vogliono esternalizzare l'immissione di dati. Il partner BPO giusto deve essere certificato e avere il giusto know-how del settore.

Un partner fidato e una sinergia strategica possono aiutare la vostra azienda molto più che a gestire semplicemente processi non-core.

Può aiutare la tua azienda ad espandersi, diventare più competitiva e raggiungere nuovi mercati e paesi.

We Are Fiber

We Are Fiber ha più di 13 anni di esperienza nella gestione delle attività di data entry e di elaborazione dei dati. Come uno dei pionieri più importanti del settore dell'outsourcing nella regione dell'Europa orientale, We Are Fiber ha aiutato più di 115 clienti in tutto il mondo.

Contattaci se vuoi sapere di più su come siamo stati in grado di aiutare aziende come la tua. Vi invieremo anche una relazione sull'inserimento dei dati, compreso un business case We Are Fiber.

info@wearefiber.com

Telefono (it) + 39 02 42 10 11 22

Telefono (Regno unito) + 44 20 38 70 44 08