Attività di Supporto al Back Office: fai andare al massimo la tua azienda

L'attività di supporto al Back Office può davvero migliorare l’efficienza della tua azienda e portarla ad un livello successivo. 

Se sei un imprenditore o l’amministratore di un’azienda saprai bene che i tuoi processi non possono sopravvivere senza un’organizzazione strutturata e un team esperto. 

Il Back Office comprende quelle attività di supporto all'organizzazione che operano dietro le quinte, e a differenza di quello che si pensa non riguarda solo l’IT. 

La gestione del magazzino, risorse umane, contabilità e tanti altri sono funzioni del personale di Back Office che non hanno alcun contatto con il cliente. 

In questo articolo ti sveleremo come migliorare le attività di Back Office e ottenere anche un risparmio. 

Continua a leggere per scoprirlo! 

Quali sono le mansioni del Back office e perché è così importante?

La maggior parte delle volte quello che non si vede garantisce il successo di un'azienda. Questo accade con il Back Office: l’insieme delle attività che contribuiscono alla gestione operativa aziendale e sono di supporto al core business. 

 In particolare, facciamo riferimento a: 

• Data Entry;
• Archiviazione documentale;
• Gestione database e anagrafiche;
• Gestione dei reclami;
• Quality Check. 

Un ingranaggio fondamentale di un'azienda che coinvolge in modo trasversale diverse figure professionali e va in scena ogni volta che viene effettuata una richiesta al front office.

Ma quali sono nel dettaglio le mansioni del Back Office?

I compiti che un addetto al Back Office deve affrontare sono diversi a seconda dell’area di attività. 

Recruitment, manutentori, informatici, magazzinieri, addetti all'inventario, controllori di produzione, sono solo alcune delle figure professionali che possono lavorare nel Back-Office.

Una caratteristica fondamentale di quest’area è la proattività: chi si occupa del Back Office deve anticipare i problemi! 

Negli ultimi anni si assiste alla tendenza di esternalizzare le attività di Back Office, ottenendo benefici che non sarebbero possibili con le sole risorse interne. 

L’importanza strategica di quest’area presuppone un personale correttamente formato e qualificato. Questo spesso non è alla portata delle aziende che non dispongono delle risorse e delle competenze necessarie. 

We Are Fiber mette a disposizione delle aziende le risorse migliori e competenti per fornire l’attività di Back Office a seconda delle diverse esigenze permettendo allo stesso tempo di risparmiare tempo e denaro. 

Back office e Front Office: due opposti che lavorano a braccetto

Prima di scoprire come migliorare l’organizzazione aziendale con l’esternalizzazione del Back Office, vediamo qual è la differenza tra Back e Front Office. 

Come abbiamo già sottolineato il Back Office comprende tutte le attività che vengono svolte dietro le quinte aziendali. É il motore che serve a far funzionare l’intera organizzazione, incluso il Front Office. 

L’area aziendale a contatto con il cliente è il Front Office: è formato dagli operatori che hanno un rapporto diretto, faccia a faccia, con gli utenti.

Il front office è responsabile del servizio clienti, delle vendite e inoltra gli ordini e i reclami al back office, che deve risolvere i problemi. 

Nonostante le loro differenze, il front office e il back office non sono separati, ma devono lavorare in armonia per assicurare la soddisfazione del cliente. 

Supporto al Back Office: i vantaggi dell’esternalizzazione

Ora che conosci le principali sfide dell’attività di supporto al Back Office ti starai chiedendo come fare per garantire l’efficienza e il successo della tua azienda. 

Ottenere le professionalità interne necessarie ed avere un controllo sulla corretta organizzazione, comporta un dispendio di risorse ed energie, che molte aziende non possono affrontare.  

Per questo, affidare l’attività di Back Office in outsourcing è una soluzione scelta da molte aziende. 

Scegliendo l'esternalizzazione potrai contare su un personale formato e qualificato e liberare risorse interne da attività a basso valore riducendo in questo modo anche i costi fissi. 

I vantaggi dell’esternalizzazione del Back Office si possono sintetizzare in: 

• Risparmio certo: gestire un back office in maniera perfetta è molto costoso, per questo rivolgersi ad una società esterna aiuta l’azienda a ridurre i costi delle attrezzature e del personale;

• Poter contare sempre personale altamente qualificato: affidare all’esterno la tua attività di back office ti garantisce una forza lavoro qualificata e professionale; 

• Avere a disposizione tecnologie all’avanguardia: grazie all’esternalizzazione non è necessario investire ingenti somme di denaro per l’acquisto di nuovo software e hardware poiché la società esterna gestirà questo compito per te.

Ecco un esempio di gestione del Back Office in outsourcing in campo amministrativo. 

Il Back Office amministrativo: una gestione efficiente può fare la differenza

L'attività di supporto al Back Office amministrativo comprende una serie di processi, considerati attività accessorie e time consuming, che nello stesso tempo sono fondamentali per la buona organizzazione di un’azienda. 

Le attività che possono essere esternalizzate garantendo ottimizzazioni ed efficientamenti sono:  

• Gestione ordini; 
• Emissione e contabilizzazione di fatture; 
• Incassi e pagamenti; 
• Note spese; 
• Contabilità generale. 

Esternalizzare il back office amministrativo significa liberare risorse per le aziende, che possono  possono essere impiegate in attività del core al business aziendale.

Le aziende che non seguono questa strada hanno solo due alternative: fare grandi investimenti per gestire correttamente questi processi, oppure non curare il Back Office con il rischio di cadere in errori o criticità che rallentano la crescita aziendale.

L’esternalizzazione del servizio invece consente di ottimizzare i costi e di usufruire di un back office amministrativo altamente efficiente e professionale.

We Are Fiber: i servizi di back office in outsourcing

L’outsourcer ideale per i servizi di Back Office deve essere scelto con cura. Infatti, uno degli aspetti da considerare è l’esperienza e la competenza nelle aree da gestire.

We Are Fiber  da oltre 10 anni supporta le aziende, sollevandole da incombenze che possono rallentare l‘attività. 

I nostri servizi di supporto al Back Office ti permettono di gestire al meglio i processi interni ed esterni e migliorare la qualità percepita di prodotti e servizi e, quindi, la relazione con il tuo cliente finale. 

Le nostre risorse sono formate in base alle tue esigenze e garantiscono eccezionali performance, anche in caso di improvvisi aumenti di volumi di traffico.

We Are Fiber, inoltre, osservando con occhio neutrale, può identificare alcune criticità che gravano sul budget aziendale come spese impreviste, ammanchi, acquisti inutili ecc. e proporre soluzioni per una gestione più oculata.

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