Attività di back office: come funziona e come può aiutare le aziende ad ottimizzare i processi

La capacità di un’azienda di raggiungere i suoi obiettivi e di essere efficiente passa attraverso l’attività di Back Office. 

Quello che non si vede, che si gioca dietro le quinte spesso è il segreto del successo di un’azienda!

Ma che cos’è l’attività di Back Office e quando è necessaria

Con Back Office facciamo riferimento a tutte quelle attività che costituiscono la gestione operativa aziendale, a partire dal data entry, all'archiviazione documentale, la gestione di database, anagrafiche, reclami e controllo qualità. 

Si tratta di attività che non sono visibili al cliente ma sono da concreto supporto al core business, senza le quali un’azienda non potrebbe esistere, dalla più piccola alla più grande. 

L’importanza strategica di quest'area presuppone che per funzionare correttamente si disponga di un personale opportunamente formato. Questo spesso non è alla portata delle aziende che non dispongono delle risorse e delle competenze necessarie. 

WeAreFiber mette a disposizione delle aziende le risorse migliori e competenti per fornire l’attività di Back Office in outsourcing a seconda delle diverse esigenze permettendo allo stesso tempo di risparmiare tempo e denaro. 

A seconda delle richieste del cliente, abbiamo la possibilità di offrire servizi di Data Cleaning, Data Processing, Data Classification e Data Conversion. 

Il nostro servizio ha una precisione garantita oltre il 99% grazie a soluzioni su misura e personale qualificato.

Scopri tutti i dettagli sul servizio di Back Office in Outsourcing di We Are Fiber

Attività di Back Office: le funzioni essenziali

Il servizio di back office permette di gestire al meglio i processi interni ed esterni e a migliorare la qualità percepita di prodotti e servizi e, quindi, la relazione con il cliente finale.

Ecco quali sono e quali sono le funzioni essenziali:

Data Entry per la gestione di Database e anagrafiche

Il Data Entry semplifica l’accesso alle informazioni non digitalizzate, per esempio ai database di dati o liste di clienti. Grazie all’outsourcing il processo di elaborazione e digitalizzazione viene accelerato. 

In pratica l’attività di data Entry consiste nell’acquisizione e gestione dei database aziendali curando i corretto inserimento dei dati ed il loro aggiornamento. 

Attività di Back Office documentale

Ogni azienda di qualsiasi settore accumula una quantità elevata di documenti, email e file digitali. Queste informazioni devono essere gestite, catalogate per essere rese reperibili facilmente e sempre aggiornate. Molto spesso si tratta di documenti che contengono informazioni di natura legale che devono essere custoditi nel tempo e trattati con molto scrupolo e attenzione. 

Back Office per la gestione di email e reclami

L’attività di Back Office in questo caso si occupa di gestire tutte le email in entrata e in uscita che possono riguardare comunicazioni, reclami, newsletter e vari materiali promozionali.  La loro gestione è molto importante poiché consente alle aziende un notevole risparmio in termini di tempo e le risorse potranno essere indirizzate verso altre attività più produttive e di maggior valore per l’azienda. 

Quality Check: il back Office che fa la differenza

Il quality check è un servizio finalizzato a verificare il livello di soddisfazione di un cliente che, dopo la vendita, non deve essere abbandonato. L'obiettivo finale di un’azienda, infatti, non è esclusivamente la vendita, ma anche la fidelizzazione del cliente.

Il back office si occupa proprio di questo: contatta il cliente per valutare la funzionalità del prodotto e del servizio e capire se ci sono state criticità durante il processo di vendita. In questo modo è possibile garantire un’elevata qualità dell’assistenza post-vendita e il miglioramento dei servizi interni.

Gli strumenti per un Back Office efficace 

Per garantire l’efficienza di un servizio di Back Office viene in aiuto la tecnologia. Stiamo parlando di sistemi di CRM centralizzati per la condivisione e lo smistamento delle informazioni, per gestire ticket e gestire ogni singola attività, un database o un’anagrafica.

Gli strumenti tecnologici consentono di automatizzare i processi, alleggerendo i carichi di lavoro e riducendo al minimo gli errori. Inoltre tutte le informazioni saranno a disposizione in maniera immediata per una consultazione facile e quindi una risuzione dei tempi di lavorazione. 

Il servizio di Back Office in outsourcing

Affidando l’attività di Back Office in Outsourcing l’azienda può contare su un personale formato e qualificato e liberare risorse interne da attività a basso valore aggiunto riducendo in questo modo anche i costi fissi. 

Tra i servizi offerti in outsourcing da WeAreFiber, il Back Office è uno di quelli con il maggior valore aggiunto, un supporto essenziale per le imprese che possono contare di avere a loro fianco professionisti  in grado di dedicarsi al progetto e seguirlo con attenzione e contemporaneamente permettere al personale dell’azienda cliente di dedicarsi ad attività più produttive.

Contatta adesso We Are Fiber per conoscere tutti i servizi necessari per rilanciare la tua azienda verso nuovi confini.

Email: info@wearefiber.com

Telefono (It): +39 024 210 1122

Telefono (Regno Unito): +44 203 870 4408