L'Addetto al back office cosa fa e quanto è importante per l’azienda

Quando si parla di call center e di assistenza clienti si pensa subito alle sale e agli operatori dotati di cuffia e pc. In realtà in questo settore c’è anche un’altra figura fondamentale: l’addetto al back office. Questa figura è quella che gestisce il dietro le quinte e si contrappone al front office. 

L’attività principale di Back Office è legata al “controllo” del lavoro svolto dai rispettivi front office. Ad esempio, quando un rappresentante del servizio clienti riceve i dati del cliente per poi essere immessi nel sistema, il Back Office effettua doppio controllo per verificare se ci sono errori nei dati ricevuti dal rappresentante al telefono. In tal caso, adotta le misure necessarie per correggerle mantenendo il contatto con il rappresentante. Inoltre, il Back Office ha un ruolo di controllo qualità in modo che la gestione del progetto sarà adeguatamente valutata. Nel complesso, questo reparto è di grande importanza e il suo contributo alle persone è prezioso nel controllare il lavoro svolto.

Tra le attività dell’operatore di back office ricordiamo: trascrizione, inserimento ed elaborazione di dati, controllo di conformità, attivazione di procedure, trasferimento di documentazione agli uffici preposti, scrittura delle operazioni contabili ecc.

Le sfide che affronta il Back Office 

La problematica principale che affronta il Back Office è quella di organizzare la struttura dell’azienda in modo da risolvere i problemi in anticipo. Un Back Office che funziona bene prevede le soluzioni ed evita conseguenze negative. 

Altra sfida consiste nel trovare strumenti di facile comprensione che migliorano le prestazioni e semplificano i processi interni.

Come si fa a rendere l'addetto al back Office efficiente? 

Un aspetto da considerare è la comunicazione. Per far si che i processi interni siano snelli e efficaci bisogna utilizzare canali di comunicazione che siano ben integrati. 

Le aziende di medie e grandi dimensioni possono utilizzare l'intranet, mentre le piccole e medie imprese possono utilizzare l'e-mail aziendale e le linee dirette senza intermediari.

Tuttavia, non ha senso usare tutti gli strumenti di comunicazione se l'uso non è appropriato, perché anche con questi mezzi è necessario un addestramento efficace che non compromette il messaggio.

Ciò significa che ogni industria e ciascun dipendente devono sapere esattamente come agire in caso di fallimento, anzi anticipare possibili problemi. 

Addetti di Back Office in Outsourcing

Affidando l’attività di Back Office in Outsourcing l’azienda può contare su un personale formato e qualificato e liberare risorse interne da attività a basso valore aggiunto riducendo in questo modo anche i costi fissi. 

Tra i servizi offerti in outsourcing da WeAreFiber il Back Office è uno di quelli con il maggior valore aggiunto, un supporto essenziale per le imprese che possono contare di avere a loro fianco professionisti  in grado di dedicarsi al progetto e seguirlo con attenzione e contemporaneamente permettere al personale dell’azienda cliente di dedicarsi ad attività più produttive.

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