Data entry vs Back Office: qual è la differenza?

Data entryvs Back office. In molti hanno necessità di capirne la differenza, in particolare le aziende che hanno bisogno di esternalizzare un servizio e di capire precisamente quale.

Il data entry è tra i servizi più popolari ultimamente. La quantità di dati generati ogni giorno, denominati "Big Data", è enorme e le aziende incontrano difficoltà nel far fronte a volumi elevati.  Di conseguenza, hanno creato team dedicati all'interno dell'azienda o hanno deciso di esternalizzare il servizio.

Un altro servizio necessario a molte imprese è il Back Office. Si tratta di un termine poco chiaro poiché data entry e Back Office sono trattati come sinonimi. Nonostante la confusione, sono cose completamente diverse. Tuttavia, una cosa è certa. Entrambi si completano a vicenda e sono molto importanti per lo svolgimento delle operazioni in un'azienda. Di seguito, evidenzieremo le differenze e le somiglianze tra data entry e back office.

Data entry e data transcription

Data Entry

 

In primo luogo, proviamo a definire il data entry. Si tratta di un termine ampio che descrive vari servizi relativi al trattamento dei dati. Può essere manuale o automatico. In un altro articolo, abbiamo definito cos'è il data entry, ovvero il processo di inserimento dei dati in un computer o in un altro dispositivo elettronico.

L’inserimento dati può avvenire offline o online, a seconda della necessità di una connessione Internet per eseguire le attività. I dati stessi possono essere copiati da un formato digitale ad un altro o da una copia cartacea a quella digitale. Si tratta di un processo che richiede tempo, ecco perché esternalizzare il servizio è tra le tendenze più ottimali ed efficaci nei nostri giorni.

Ma com’è il processo di data entry outsourcing?

Inizia con una stretta collaborazione tra il contraente e il contrattore. Il contraente (o il cliente) condivide le informazioni necessarie con il contrattore (o l'outsourcer) in modo che quest'ultimo possa organizzare correttamente le operazioni e le sessioni di formazione. Poi, l'outsourcer fa in modo che gli agenti siano abbastanza qualificati per mettere in atto pulizia, classificazione, lavorazione o trasformazione dei dati richiesti dal cliente. La continuità del processo è supervisionato da persone responsabili e comunicato al cliente.

È un circolo virtuoso che mira a fornire un servizio di alta qualità.

 

Back Office

 

Back Office, invece, è un termine più generico. Come indicato dal nome, è legato al lavoro dietro le quinte. Ogni azienda ha un Team di Back Office per sostenere le proprie attività e operazioni. Queste attività variano a seconda del progetto o dei servizi dell'azienda. Possono essere data entry o il controllo della qualità delle chiamate, archiviazione, fatturazione e così via. La fatturazione, ad esempio, è molto importante per molte aziende. Le aziende di E-commerce, per la loro natura imprenditoriale, hanno a che fare con un alto volume di fatture ogni giorno. In questo caso, possono essere richieste persone dedicate a coprire il servizio, tuttavia

l'outsourcing può essere una mossa intelligente.

L'attività principale di Back Office è legata al "controllo" del lavoro svolto dai rispettivi front office. Ad esempio, quando un rappresentante del servizio clienti riceve i dati del cliente per poi essere immessi nel sistema, il Back Office effettua doppio controllo per verificare se ci sono errori nei dati ricevuti dal rappresentante al telefono. In tal caso, adotta le misure necessarie per correggerle mantenendo il contatto con il rappresentante. Inoltre, il Back Office ha un ruolo di controllo qualità in modo che la gestione del progetto sarà adeguatamente valutata. Nel complesso, questo reparto è di grande importanza e il suo contributo alle persone è prezioso nel controllare il lavoro svolto.

Differenze tra data entry e back office

 

Entrambi, data entry e Back Office sono parti imprescindibili per ogni azienda.  Va sottolineato che l’inserimento dati può essere considerato parte del Back Office, ma Back Office mai di data entry. Di seguito è riportato un elenco di elementi che differenziano o unificano questi servizi (uffici) l'uno dall'altro.

Competenze

 

In primo luogo, c'è la gamma di compiti. Questo elemento dipende anche dalla natura del servizio eseguito. Tuttavia, in termini generali, il Back Office ha una gamma più ampia di compiti rispetto all'immissione dei dati. Questa valutazione è frutto del tipo di attività che ogni reparto svolge. Il data entry è semplicemente correlato all'inserimento di un determinato database in sistemi specifici, mentre il Back Office si occupa di più attività di elaborazione dei dati. Invece il reparto Back Office gestisce anche tutti i processi necessari per mantenere una società in attività.

È il "Backstage" di un'azienda.

Livello di difficoltà

 

In secondo luogo, il livello di difficoltà. Sulla base di quanto detto nell'ultima parte, si potrebbe concludere che il Back Office è molto più difficile del data entry. Tuttavia, potrebbe non essere sempre questo caso.

Molte volte per compiti legati a questi tipi di servizi vengono utilizzati sistemi specifici che possono essere difficili da assimilare da parte della persona dedicata al servizio. Pertanto, il livello di difficoltà aumenta a seconda di diversi fattori risultanti dalle esigenze dei clienti, avendo a che fare con compiti e sistemi personalizzati.

Dimensioni reparti

 

Se dobbiamo confrontare data entry e Back Office in termini di dimensioni, per certo l'immissione dei dati sarebbe il vincitore. Il reparto di Back Office per la maggior parte del tempo si occupa di attività di amministrazione che impiega dalle 2 alle 5 persone, ma dipende anche dalla dimensione delle attività aziendali nel complesso. D'altra parte, il reparto Data entry può essere di grandi dimensioni a causa della natura del lavoro e del tempo che necessita. Per esempio, questo reparto può impiegare anche più di 100 persone.

Anzianità

 

L'ultimo degli elementi di confronto tra data entry e Back Office è l'anzianità. Questo termine si riferisce al profilo del personale assunto. Di solito, le attività di Back Office richiedono personale specializzato. Ad esempio, la maggior parte delle volte dovrebbero essere altamente qualificati in Excel o altri programmi rispetto al personale di data entry.

Come si può vedere, il confronto di questi due dipartimenti è abbastanza difficile. In effetti è complesso perché tutto dipende dalla natura del servizio e dai requisiti del cliente.

Quando esternalizzare Data Entry e Back Office

 

L'outsourcing si è trasformato in una strategia chiave per aiutare le aziende a raggiungere i loro obiettivi. Le startup, per esempio, esternalizzano un determinato tipo di servizi per essere in grado di concentrarsi sul loro core business e allo stesso tempo ricevere un risultato di alta qualità. D'altra parte, molte aziende trovano questa opzione più conveniente rispetto a quello di sviluppare il servizio internamente. Inoltre, ci possono essere volumi inaspettati nell'attività di business che potrebbero portare a un crollo di molte operazioni se il lavoro non è allocato correttamente. Questo è il momento in cui l'outsourcing è di grande aiuto.

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