Process Outsourcing – Quando conviene concentrarsi sull’esternalizzazione

Oggigiorno l`esternalizzazione, o outsourcing, è senza dubbio uno tra gli elementi fondamentali di un`azienda di successo. Con outsourcing dei processi aziendali si intende di norma il trasferimento di una o più fasi del processo produttivo a una terza parte, che possiede, amministra e mantiene i processi scelti in conformità a obiettivi di prestazione definiti e quantificabili.
I servizi di outsourcing sono suddivisi in due gruppi principali: servizi orizzontali (applicabili a diversi settori) e servizi verticali specifici (richiedono una conoscenza specifica del processo verticale del settore).

È possibile considerare l’esternalizzazione nel caso in cui l’azienda abbia difficoltà a gestire il proprio carico di lavoro e le proprie mansioni, situazione che non permette di concentrarsi sulle attività di sviluppo dell’attività.
In questo articolo, esaminiamo perché le piccole e medie imprese scelgono di esternalizzare il lavoro, in quali situazioni dovrebbero prendere in considerazione l`outsourcing e in che modo le aziende possono trarre vantaggio da questa pratica.

Principali motivi per cui le aziende decidono di esternalizzare le attività

Un`azienda potrebbe scegliere di esternalizzare le proprie attività, quando:

1-L`azienda desidera risparmiare e ridurre i costi
Le opzioni meno costose sono uno dei fattori fondamentali che influenzano le decisioni aziendali. Quando decidono di ricorrere all’outsourcing, le aziende possono ridurre i costi associati a determinati processi fino al 20%. I processi esternalizzati sono ovviamente attività non fondamentali che possono essere eseguite da un esperto che non fa parte dell`azienda.
In caso di outsourcing, le aziende non dovranno formare e concedere benefits ai dipendenti esternalizzati e questo è un ottimo modo per risparmiare denaro e rendere l` attività più redditizia.

2- L`azienda ha difficoltà a concentrarsi sulle attività principali
Quando le attività secondarie diventano un peso, è arrivato il momento di esternalizzare! questo consentirà una crescita più rapida e maggiori opportunità di espansione. Grazie all’outsourcing le aziende possono vivere un momento propizio ricco di nuove opportunità, con la possibilità di concentrarsi sulle proprie competenze chiave.

3- Con l’emergere della concorrenza, le imprese devono essere più adattabili
Gli ambienti aziendali sono dinamici e competitivi, pertanto, è importante essere sufficientemente flessibili per soddisfare le richieste del mercato e personalizzare le richieste della clientela. In questo mercato frenetico esternalizzare significa soddisfare questi bisogni, senza dover trovare, assumere e formare un dipendente a tempo pieno.
Con la giusta esternalizzazione, l`azienda riceverà supporto professionale, servizio flessibile, migliore posizionamento rispetto ai concorrenti, ecc.

4- L`azienda desidera semplicemente delegare il lavoro

Per alcune aziende, l’esternalizzazione è un’esigenza dettata dal semplice bisogno di delegare il lavoro e non è legata a una questione di costi o concorrenza. Un` azienda di successo assegna ai propri dipendenti ciò che sanno fare meglio e ricorre ad altre imprese per gli altri servizi, per il periodo di tempo richiesto.

5- L`azienda ha bisogno di accedere a conoscenze ed esperti globali

Quando si esternalizza, si consente alla propria azienda di accedere a esperti e conoscenze globali. Con lo smartworking sempre più frequente, è possibile reclutare praticamente chiunque nel mondo. Una volta che manager e CTO smetteranno di fare tutto da soli e si renderanno conto dell`importanza dell`outsourcing, saranno allora in grado di concentrarsi sulla leadership e sulla produzione. Avere accesso ad esperti da tutto il mondo consente alle aziende di vedere le cose da un altro punto di vista, cambiare prospettiva e aprirsi a nuove idee.

6- L`azienda desidera essere innovativa

Per quanto riguarda le nuove idee, le aziende amano essere innovative e l`outsourcing è un’ottima strada verso l’innovazione. Le aziende portano innovazione sul posto di lavoro quando esternalizzano i processi aziendali. Le aziende innovative tendono ad avere più successo e di solito godono di una reputazione migliore
rispetto alla concorrenza.

7- L`azienda sta crescendo (troppo) velocemente

L`emozione che si prova quando le cose iniziano a decollare per davvero è ben nota a chiunque abbia condotto o assistito una start-up o una nuova attività in crescita. La produzione aumenta e il bacino della clientela cresce. È una sensazione meravigliosa, ma è del tutto normale chiedersi: e dopo?  Crescere rapidamente è fantastico ma presenta anche una serie di ostacoli. Molte aziende scoprono a questo punto il bisogno di un supporto esterno, la situazione perfetta per iniziare a
esternalizzare.
In primo luogo, l`azienda dovrebbe decidere cosa può essere esternalizzato e cosa deve essere mantenuto internamente attraverso la creazione di un programma di esternalizzazione a lungo termine, e poi continuare con il processo di outsourcing.
Quando esternalizzare? Una delle domande più importanti da porsi è: quando esternalizzare? Un’ esternalizzazione troppo prematura o troppo tardiva potrebbe tradursi in un ambiente di lavoro caotico nonché in finanze sregolate. Quindi, quando è il momento giusto per prendere inconsiderazione l`outsourcing?

Se osservando attentamente le situazioni aziendali seguenti, se ne trova una corrispondente alla ropria allora si può considerare giunto il momento di esternalizzare l’attività.

8-Mancanza di efficienza nella gestione dell&`attività
La pressione per completare il lavoro in modo rapido ed efficace diventa intensa quando le vendite sono rapide e gli ordini si accumulano. Se l`azienda non fa nulla per far fronte a questa pressione, l`output potrebbe non essere così efficace come dovrebbe. Un`azienda deve dare la priorità alla gestione delle operazioni durante i periodi di punta e l`outsourcing è uno dei modi migliori per farlo. La scelta del giusto partner faciliterà il lavoro e migliorerà l`azienda.

9-I dipendenti svolgono attività al di fuori della loro area di competenza
Le persone spesso svolgono diverse funzioni nelle aziende per far andare avanti le cose. Tuttavia, il sovraccarico di lavoro del personale può risultare un disastro se accidentalmente (o non) diventa una ``strategia aziendale``
La soddisfazione dei clienti è essenziale per il successo aziendale, ma lo stesso vale per quella dei dipendenti.
Ci sono molte ragioni per cui i clienti potrebbero essere insoddisfatti, per esempio uno dei problemi più frequenti è un servizio scadente, che può verificarsi quando il team è oberato di lavoro. Anche se potrebbe sembrare l`ultima cosa da fare in una situazione di difficoltà, l`outsourcing  potrebbe concedere del tempo al team in modo che questo possa concentrarsi sulle stesse attività che avevano inizialmente portato al successo

10-L`azienda sta subendo una perdita finanziaria
Gli imprenditori tendono spesso a trascurare alcuni aspetti vitali che potrebbero tradursi in significative perdite di reddito poiché assorbiti dal lavoro quotidiano e dal raggiungimento di obiettivi importanti. Queste perdite sono spesso causate dalla mancanza di tecnologia appropriata, dal mancato impiego della persona giusta nel tentativo di risparmiare denaro, dal trascorrere molto tempo in attività non fondamentali, ecc.
Con il tempo, tali errori possono finire per costare una notevole quantità di denaro in termini di reddito. L’outsourcing rappresenta un`idea appropriata ed economica nel caso in cui l’azienda stia subendo una perdita finanziaria.

Tanto per cominciare, il budget dell`azienda è limitato. È sempre costoso assumere personale in-house, al punto da sembrare di mettere in pericolo la situazione finanziaria dell’azienda. Se si considera il costo dello stipendio dei dipendenti full-time e altre spese, come ferie pagate, giorni di malattia e infrastrutture, ci si sentirebbe decisamente meglio con l’outsourcing. In effetti, affidare in outsource a professionisti non solo ridurrebbe i costi operativi, ma aumenterebbe anche i ricavi.

11-Processi importanti a basso valore aggiunto
Qualcosa non va se l’attività è rimasta a lungo tempo bloccata nello stesso punto. Si stanno
eseguendo dei processi importanti, ma senza valore aggiunto. Perché? L`azienda si sta concentrando su attività aziendali non essenziali, tralasciando ciò che è importante. È possibile concentrarsi sul proprio prodotto principale e guidare l’attività verso il successo semplicemente esternalizzando determinate attività secondarie.

12- Attività Non-Core business
Man mano che un’azienda cresce crescono anche i suoi processi e le altre attività. Se si ritiene che queste attività non fondamentali siano eccessive, forse è il momento di prendere in considerazione l`outsourcing.

Vantaggi dell`esternalizzazione

Se eseguito correttamente, l`outsourcing comporta molti vantaggi che faranno prosperare l’attività!

1- Riduzione dei costi

Attraverso l`outsourcing, è possibile ridurre le spese aumentando al contempo la produttività.
Inoltre, non è necessario acquistare attrezzature o affittare spazi per supportare le attività amministrative. L`azienda sarà in grado di risparmiare tempo e denaro per l`assunzione e la formazione di nuovi dipendenti, la fornitura di benefits e altri oneri amministrativi poiché tutto ciò sarà gestito dalla società esternalizzata. In poche parole, il completamento di una mansione lavorativa ha un costo complessivo inferiore, se esternalizzato.

2- Accesso a competenze e/o risorse

Anche se la maggior parte delle aziende premia i dipendenti con più competenze, ci sono alcune situazioni in cui ha più senso assumere uno specialista piuttosto che spendere soldi per la formazione dei dipendenti. Grazie alla loro competenza ed esperienza, gli appaltatori possono essere in grado di eseguire un`attività rapidamente e senza interferire con le operazioni aziendali in`corso. Attraverso l’outsourcing le aziende possono ampliare la loro ricerca, scegliere tra una varietà di
aziende e collaborare con i migliori specialisti del mondo.

3- Maggiore flessibilità

Quando la domanda è elevata, alcune organizzazioni potrebbero trovare più conveniente assumere  appaltatori esterni temporanei piuttosto che correre il rischio di aggiungere personale che potrebbero non essere in grado di pagare. Questa flessibilità nelle assunzioni è vantaggiosa per le imprese.


4- Minori investimenti nella struttura interna

Outsourcing significa che più dipendenti lavoreranno con la propria tecnologia. Ciò porta a minori investimenti nella struttura interna, facendo risparmiare all`azienda più denaro. Dal punto di vista logistico, a volte ha più senso appaltare servizi come la spedizione e l`assistenza clienti.

5-Maggiore attenzione alle strategie e alle attività di core business

Si risparmia tempo per concentrarsi sulle aree essenziali della propria attività quando si delegano i`processi a un`altra organizzazione. Di conseguenza, l`azienda diventerà più produttiva ed efficienteutilizzando meno risorse.

6- Nuove e moderne soluzioni per l`azienda

L`azienda potrebbe essere più aperta a idee innovative quando subappalta in quanto trasferisce la responsabilità a un`altra organizzazione. L`azienda esperta condividerà idee più efficaci e innovative poiché competente del problema.

In conclusione, le aziende sono costantemente alla ricerca di metodi per aumentare la produttività e il flusso di lavoro e l`outsourcing è in questo senso un approccio altamente efficace. Se correttamente eseguito, alla fine ripagherà e diventerà la migliore decisione che l`azienda abbia mai preso.

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