Come ottimizzare il Back Office per un’azienda efficiente

Un back office efficiente e strutturato consente alla tua azienda di gestire al meglio il processo di vendita e di produzione. Il back office può essere inteso quell’insieme di attività tra cui data entry, gestione di database, e-mail, archiviazione dei documenti ecc. Sono pratiche non direttamente visibili al cliente finale, ma nell’economia dell’azienda svolgono un ruolo di fondamentale importanza.

Il back office punta ad implementare determinati servizi con l’obiettivo finale di migliorare le performance dell’azienda e fidelizzare il cliente

L’intera struttura aziendale viene organizzata in modo tale da risolvere, ma soprattutto anticipare eventuali problemi e criticità che possono verificarsi.

Ti stai chiedendo come sviluppare l’attività di back office per la tua azienda?

Puoi affidarti a noi di We Are Fiber, abbiamo le soluzioni adeguate e capaci di adattarsi ad ogni necessità ed esigenza per un servizio finale efficiente e performante.

Nei seguenti paragrafi analizziamo alcuni degli aspetti più importanti del back office ed in che modo impattano positivamente sull’attività dell’azienda.

L’importanza dei data entry

Acquisire e gestire i database aziendali e dei clienti è un’operazione necessaria per le aziende. Questo processo si chiama data entry e viene supportato dal back office che automatizza l’inserimento e l’aggiornamento dei dati, stilando così liste specifiche da cui partire per raggiungere i propri obiettivi.

Grazie ai servizi di data entry in outsourcing forniti da We Are Fiber, puoi ad esempio velocizzare la digitalizzazione dei dati che sono facilmente identificabili ed analizzabili. In questo modo puoi usare liste di contatti per stilare campagne pubblicitarie in base al target della tua clientela, inviando un messaggio che arrivi dritto al cuore dei tuoi clienti.

Questo procedimento apporta benefici non solo all’attività produttiva della tua azienda, ma anche in termini di fidelizzazione. Il cliente infatti riceve un servizio su misura e tarato sulle sue specifiche esigenze, quindi si sente realmente al centro del progetto e sviluppa un senso di appartenenza e di gratitudine nei confronti del tuo marchio. Il risultato finale è una clientela soddisfatta che diffonde un passaparola positivo a tutto vantaggio della tua attività.

Gestione documentale, reclami ed email

Il back office per data entry ti aiuta anche a gestire ed archiviare i documenti, sia cartacei che digitali. Durante la tua attività infatti si accumulano documenti, email, cartelle, file ecc.

Il back office cataloga determinati documenti per renderli facilmente accessibili in caso di necessità, eliminando invece quelli che non servono più

Tutto questo si traduce in un maggior ordine e pulizia sia sui pc aziendali che nei magazzini fisici dove si stoccano i documenti.

Nella gestione documentale rientrano anche le email, sia in entrata che in uscita, che raggiungono numeri elevatissimi e rischiano di intasare la posta elettronica, se non gestiti correttamente. Tra queste rientrano campagne di email marketing, newsletter, promozioni, coupon, reclami ecc. che vengono ordinate dall’attività di back office.

Il back office per il quality check

Il quality check è un servizio finalizzato a verificare il livello di soddisfazione di un cliente che, dopo la vendita, non deve essere abbandonato. Il tuo obiettivo finale infatti non è esclusivamente la vendita, ma la fidelizzazione dell’acquirente affinché diventi un cliente fisso e fidelizzato.

Il back office si occupa proprio di questo: contatta il cliente per valutare la funzionalità del prodotto e del servizio e capire se ci sono state criticità durante il processo di vendita. In questo modo ti garantisci un’elevata qualità dell’assistenza post-vendita e migliori i livelli dei servizi interni.

La tecnologia  a supporto delle attività di back office

Le moderne strumentazioni hanno consentito di sviluppare attività di back office sempre più automatizzate e sofisticate per soddisfare ogni singola esigenza, che varia sensibilmente da azienda ad azienda.

Un esempio sono i sistemi CRM centralizzati che consentono di aggiornare costantemente ed in modo accurato il database clienti per instaurare un rapporto di fiducia con i clienti. Il CRM in outsourcing facilita l’acquisizione di dati dei clienti, fornendo informazioni utili per offrire un servizio plasmato e modellato sulle loro esigenze.

L’automatizzane dei processi riduce il rischio di errori umani ed alleggerisce il lavoro della tua azienda, che può quindi concentrarsi maggiormente su altre attività prioritarie come la pianificazione, la misurazione, il reporting ecc. Rispondere alla richiesta di rimborso o di un reso è ad esempio un’attività che richiede tempo ed energia. Con l’integrazione dei dati il processo viene invece automatizzato e la richiesta del cliente evasa in breve tempo, a tutto vantaggio dell’efficienza aziendale.

Noi di We Are Fiber ti supportiamo in questo processo con la fornitura di servizi moderni e tecnologicamente avanzati. Automatizzando il processo aziendale puoi individuare più facilmente quelle aree improduttive o inefficienti, così da apportare le modifiche necessarie.

Richiedi una consulenza, i nostri esperti analizzeranno il tuo business e ti proporanno la soluzione specifica e personalizzata per la tua azienda.

Email: info@wearefiber.com

Telefono (It): +39 024 210 1122

Telefono (Regno Unito): +44 203 870 4408