Cos’è l’IVR per le aziende e come funziona

IVR è l’acronimo di Interactive Voice Response che in italiano significa Risposta Vocale Interattiva.

Ma cos’è l’IVR? È una tecnologia totalmente automatizzata capace di interagire con il chiamante e fornire tutte le informazioni necessarie, grazie alla memorizzazione di dati e di messaggi registrati in precedenza. I moderni sistemi IVR sono in grado di fornire prestazioni ancora più evolute, inviando ad esempio messaggi di auguri all’interlocutore in caso di compleanno o di occasioni speciali, rendendo la conversazione più “umana” e spontanea.

Tra i limiti che ha mostrato la pandemia da Covid-19 è emersa anche una gestione del Customer Care non adeguata sia da parte degli uffici pubblici e provati. L'utilizzo si sistemi IVR è una risposta anche a questa problematica, poichè consente di gestire più livelli di comunicazione incanalando la chiamata o la richiesta al comparto di compentenza.

Per un approfondimento leggi l'intervista pubblicata su Affari Italiani "Pandemia e limiti del customer care. Picchi di richieste, centralini in tilt"

IVR, un centralinista virtuale a disposizione

L’IVR sostanzialmente funge da centralinista virtuale che agisce come un operatore in carne ed ossa. Chi chiama ha a disposizione una serie di opzioni da scegliere in base alle sue necessità e, durante la chiamata, può selezionare le interazioni tramite la tastiera del telefono che invia un tono DTMF (Dual Tone Multi-Frequency, ossia Doppio Tono a Multi-Frequenza). L’intera telefonata prosegue fluidamente senza la necessità di alcun intervento umano.

L’interazione tra uomo e macchina diventa naturale, come se dall’altra parte della cornetta ci fosse un operatore umano. L’intelligenza artificiale ha fatto passi da giganti ed offre opzioni sempre più personalizzabili per ogni esigenza.

Noi di We Are Fiber ci siamo specializzati nella fornitura di servizi IVR e li modelliamo su misura per ogni cliente. Grazie alla notevole versatilità di questa tecnologia, siamo in grado di supportare sia piccole che medie aziende. Vuoi saperne di più sui nostri servizi IVR? Clicca qui! 

Cos’è l’IVR in cloud

Per ottimizzare ulteriormente i sistemi telefonici IVR è possibile sfruttare Internet e ricevere chiamate usando il cloud. Rappresenta un vantaggio assolutamente da non sottovalutare, poiché per accedere alle funzioni del centralino ti basta avere una connessione web, gestendo tutto da remoto. Questo però non è l’unico vantaggio, in quanto il centralino virtuale può offrire i suoi servizi a diverse sedi aziendali, anche molto distanti tra di loro.

Il sistema telefonico in cloud sfrutta due tecnologie: la Hosted PBX (Private Branch Exhange) oppure la IP Centrex. Quest’ultima “centralizza” il sistema che non deve essere necessariamente localizzato nella tua azienda, ma può operare anche tramite data center esterni del provider, come quelli per la tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol).

Noi di We Are Fiber mettiamo a disposizione la tecnologia più adeguata alla tua azienda, fornendoti un servizio di consulenza e supporto continuo per gestire al meglio i tuoi clienti.

I vantaggi dell’IVR

Alla luce di quanto detto finora, sono facilmente individuabili i vantaggi garantiti da questa futuristica tecnologia.

I sistemi IVR possono gestire un elevato flusso di telefonate per 24 ore al giorno, riuscendo così a smaltire in modo rapido ed efficiente tutte le chiamate. L’intero processo è completamente automatizzato e non c’è bisogno di intervento umano, o comunque può essere richiesto un numero molto limitato di operatori.

Dopo l’installazione di questo centralino ottieni un notevole risparmio economico, poiché hai bisogno di un numero molto ridotto di operatori umani. Inoltre puoi offrire un servizio efficiente ed altamente prestazionale, capace di rispondere velocemente e con soddisfazione alle varie necessità dei clienti. Tutto questo si traduce in un beneficio anche per i chiamanti, che possono fruire di una comunicazione personalizzata e sempre disponibile 24 ore su 24.

Le soluzioni IVR in cloud non necessitano di un centralino fisico, che invece richiede maggiore spazio, una manutenzione continua, investimenti per l’installazione ecc. Per effettuare modifiche o interventi non è quindi obbligatorio recarsi direttamente sul posto, poiché tutto può essere effettuato da remoto. Sono le grandi opportunità offerte dalla digitalizzazione, che marcia velocemente in direzione delle aziende fornendo soluzioni sempre più smart ed all’avanguardia.

Il cloud è una tecnologia estremamente duttile e malleabile, poiché possono adattarsi a seconda delle dimensioni delle aziende. Piccole, medie e grandi realtà possono quindi scegliere i servizi IVR in cloud più adeguati alle loro esigenze, sfruttando le stesse funzionalità e godendo dei medesimi vantaggi. Un centralino virtuale in cloud non è sottoposto ad obsolescenza, quindi dopo aver fatto l’investimento iniziale è sufficiente effettuare gli aggiornamenti senza ulteriori spese aggiuntive.

Alcuni servizi personalizzati offerti dall’IVR in cloud

I sistemi IVR in cloud offrono diverse opzioni, come l’integrazione del sistema con i database aziendali o il CRM, dove sono custoditi i dati e le liste anagrafiche dei clienti. Il sistema può quindi sfruttare le informazioni a sua disposizione per fornire al chiamante risposte dettagliate e mirate.

In alternativa si può ampliare il sistema a tool di chat o instant messaging, fornendo un’esperienza completa e personalizzata al cliente che chiama. Addirittura c’è l’opportunità di mettere a disposizione supporto on demand a video-chiamate e video-conferenze per soddisfare anche i clienti più esigenti.

Noi di We Are Fiber conosciamo ogni “segreto” dell’IVR. Se vuoi entrare anche tu in questo mondo di opportunità, contattaci!

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