Come ridurre i costi di gestione dei documenti?

La gestione dei documenti è essenziale per mantenere il controllo delle informazioni aziendali. Ogni documento è necessario per un efficace scambio di informazioni tra l`azienda e i suoi principali stakeholder. In caso di smarrimento, furto, danneggiamento o di generale compromissione di un documento importante, le ripercussioni per l`azienda possono essere spiacevoli o addirittura devastanti.
Le operazioni dell’azienda e la situazione finanziaria complessiva possono essere influenzate dall`efficacia del sistema di gestione dei documenti. Pertanto, questi sistemi di solito comportano dei costi importanti. Vi starete ora chiedendo se esiste un metodo per ridurre queste spese pur mantenendo un sistema produttivo di gestionedei documenti. La buona notizia è che sì, c`è un modo per ridurre i costi di gestione dei documenti ed`è abbastanza semplice: l`outsourcing. L’ attività migliorerà con la scelta del giusto
fornitore di outsourcing e durante il processo si risparmierà denaro. 

Ecco fatto, nessuna cattiva notizia!
L`outsourcing della gestione dei documenti da parte di un fornitore qualificato può soddisfare le esigenze di diverse aziende, tra cui l`ammortamento del rischio, il miglioramento dell`efficienza dei dipendenti, le pratiche conformi e, soprattutto, i costi.

In che modo l`outsourcing riduce i costi di gestione dei documenti?

Un efficace fornitore di servizi di gestione dei documenti fornirà una catena di custodia continua per tutta la durata del ciclo di vita di ciascun documento. Inoltre, assicurerà che l’azienda sia conforme alle leggi e ai regolamenti, al fine di mantenere
conformità e credibilità. Ovviamente, il vantaggio più importante dell` esternalizzazione della gestione dei documenti è che aiuta a ridurre le spese extra dedicate a spazio aggiuntivo, elettricità, manutenzione, costi di manodopera, ecc.
Ecco alcuni argomenti chiave sul perché l`outsourcing della gestione dei documenti può ridurre i costi e aiutare a risparmiare denaro:

• Costi operativi aziendali

Un sistema di gestione dei documenti in outsourcing può sistematizzare i flussi di lavoro, creando un impatto positivo su tutti gli aspetti aziendali, comprese le vendite, le operazioni, l`assistenza clienti e persino la motivazione dei dipendenti. Va da sé che questa efficacia apporta un contributo significativo alla situazione finanziaria complessiva dell`organizzazione.
Consentire a una terza parte esterna di gestire la documentazione, non solo offre alle aziende la possibilità di sfruttare al meglio lo spazio extra, ma libera anche tempo per attività che hanno maggiori probabilità di generare reddito. Inoltre, le aziende
possono utilizzare questi vantaggi per risparmiare drasticamente sui costi, senza compromettere la disponibilità della documentazione di cui necessitano.

• Costi di archiviazione e fornitura

Al giorno d’oggi lo spazio per gli uffici è una risorsa costosa a causa dell`aumento dei
prezzi degli immobili commerciali. Strutture di archiviazione come armadi, file e caveau sono necessari per l`archiviazione fisica dei documenti, ed occupano spazio. Le finanze potrebbero essere costantemente messe a dura prova dai costi di acquisto e di gestione di queste strutture. Per la documentazione cartacea è richiesto anche l`uso di cancelleria e forniture per ufficio come carta, inchiostro, toner, penne e stampanti.
Assumendo un fornitore di outsourcing si utilizzerà un sistema di gestione dei documenti digitali, evitando tutti i costi sopra menzionati.

• Trasferimento: spese di stampa e copia

Il trasferimento dell’azienda è un processo difficile, in particolare se bisogna trasferire migliaia di documenti fisici e armadietti e risistemarli senza perderli o danneggiarli. Un tale cambiamento può essere incredibilmente costoso in termini di tempo, manodopera e risorse! Con i documenti digitali forniti dalla società di outsourcing, il trasferimento può essere facile come accedere al proprio sistema di gestione dei documenti. È così possibile smettere di produrre tonnellate di pagine di carta che possono anche generare confusione.
Pertanto, non si avrà bisogno di acquistare e mantenere fotocopiatrici o materiali di consumo per la stampa, il che farà risparmiare tempo e denaro.

• Spese postali e di corriere

L`invio di documenti tramite posta o corriere a colleghi o fornitori in luoghi distanti può richiedere molto tempo e denaro in un ambiente di lavoro globale. L`accesso remoto ai documenti è reso possibile da sistemi di gestione in outsourcing dei documenti. Di conseguenza, i documenti possono essere condivisi con lavoratori a distanza non appena vengono creati o possono anche essere creati in collaborazione con loro.

• Costi di non conformità

Le aziende dovrebbero ormai sapere che se viene rilevata una non conformità, questa può costare molto a un`azienda in termini di sanzioni, spese legali e mancati guadagni. Il rispetto delle procedure documentali potrebbe essere impossibile se il sistema documentale è cartaceo, non abbastanza sicuro o non soddisfa determinati  processi.
Grazie all`esternalizzazione della gestione dei documenti, i flussi di processo saranno semplificati e si potrà garantire ai revisori contabili che il processo segue i criteri di conformità. Il passaggio a un sistema di gestione dei documenti personalizzato progettato per la propria azienda migliorerà le interazioni con i clienti, la flessibilità, la competitività e la tranquillità. Tutto ciò si tradurrà in minori costi e maggiori ricavi.

• Costi relativi alla sicurezza e al disaster recovery

I documenti fisici possono comportare problemi con la sicurezza dei dati, nonché con l`archiviazione e la manutenzione. L’ azienda potrebbe subire una perdita improvvisa a causa di una violazione dei dati. Le aziende sono costrette a fare investimenti importanti per l’installazione e la manutenzione dei sistemi di sicurezza al fine di arrestare queste perdite. Anche meccanismi di sicurezza così complessi sono suscettibili a guasti in caso di catastrofi come incendi o inondazioni. I servizi di gestione dei documenti in outsourcing eliminano tutti questi rischi poiché viene fornito un sistema con funzionalità di sicurezza integrata.
Al fine di prevenire costose violazioni dei dati e furti informatici, un buon sistema di gestione dei documenti mette al sicuro i documenti utilizzando un sistema di password e privilegi di accesso (cartella o documento) accessibili solo dall`utente del computer.
Questi sistemi offrono anche una soluzione innovativa per il backup e il ripristino. Le cartelle e i file fondamentali possono essere facilmente trovati e spostati in un nuovo luogo di archiviazione, come un server cloud o in un luogo fuori sede. Un backup del documento eliminerà la possibilità di perdere, eliminare accidentalmente o modificare i documenti.

• Perdite di introiti a causa di un servizio clienti scadente

Il principale contraccolpo per un recupero fallito o ritardato di un documento è la perdita della credibilità e della fiducia da parte del cliente. Nel mondo frenetico di oggi un cliente ha accesso a tutte le informazioni di cui ha bisogno e si aspetta un`assistenza immediata. Se non si è all'altezza delle aspettative del cliente, passerà a un prodotto o servizio che non lo farà aspettare. Utilizzando una soluzione in outsourcing per la gestione dei documenti, puoi mantenere e acquisire più clienti.

• Costi di recupero

Con il tempo, le spese sostenute da un`azienda per l’aumento del lavoro e la ricerca di documenti smarriti possono ridurre notevolmente i guadagni. Il recupero dei documenti è reso più semplice e meno costoso attraverso servizi professionali di
gestione dei documenti e cloud storage.

• Perdita di tempo produttivo

La quantità di tempo che lo staff dedica alla ricerca di documenti, alla creazione di copie e all`organizzazione dei file può essere notevolmente ridotta grazie alle soluzioni di gestione dei documenti. Questo tempo può essere dedicato ad attività fondamentali che sono molto più importanti per l`azienda. A lungo termine, la somma di tutti questi risparmi potrebbe avere un impatto significativo sulla stabilità finanziaria dell’azienda. Pertanto, l'assunzione di un servizio di gestione dei documenti affidabile è la soluzione migliore se si desidera ridurre i costi aumentando i ricavi.

• Accesso conveniente a tecnologie high-class

Quando affrontano internamente la gestione dei documenti, le società spesso scelgono di acquistare tecnologie meno costose. Se queste aziende dovessero registrare un rapido sviluppo, potrebbero dover assumere e formare immediatamente più dipendenti, nonché eventualmente introdurre nuove tecnologie o software, che possono essere costosi e richiedere molto tempo. In una situazione del genere, la collaborazione con un fornitore di gestione sicura dei documenti può aiutare a ottenere l`accesso immediato a una tecnologia di alto livello che le gestioni interne non sarebbero in grado di permettersi a un prezzo accessibile.

• Accesso a competenze di alto livello senza spese importanti

Quando si esternalizza, si forniscono i documenti della propria attività a un`azienda spe cializzata nella loro gestione. Pertanto, esperti di alto livello lavoreranno per l’azienda, senza bisogno di pagarli quanto sarebbe necessario se questi non fossero esternalizzati. Attraverso l`outsourcing, è possibile accedere a professionisti senior e allo stesso tempo risparmiare denaro.

• Riduzione dello spazio di archiviazione

Sia l`acquisto che il noleggio di un`unità di archiviazione aziendale stanno diventando sempre più costosi. L`archiviazione di file fuori sede in un magazzino può essere più conveniente, ma quando si prende questa decisione è importante tenere conto della comodità e della sicurezza della propria azienda.
Implementando il sistema di gestione dei documenti, è possibile liberare spazio importante in ufficio per altre soluzioni aziendali. Inoltre, non si utilizzeranno più schedari, contenitori e organizer costosi.

Come faccio a sapere se l`outsourcing della gestione dei documenti è adatto per la mia azienda?
Un sistema di gestione dei documenti può essere ospitato in loco o nel cloud, solitamente offerto da fornitori di servizi in outsourcing.

Alcune cose che dovresti considerare quando decidi quale approccio è migliore per la tua organizzazione sono:

• Come si prevede di eseguire il backup dei dati?
• In che modo la tua azienda utilizza le altre tecnologie? Disponi delle strutture
necessarie dove hai posta elettronica e app aziendali o utilizzi servizi basati su cloud
come Microsoft 365?
• Di quale livello di accessibilità dei documenti hai bisogno?
• Quale livello di sicurezza è necessario per `archiviazione dei documenti?
• Hai dipendenti in loco o che lavorano da remoto?

Per tutti i motivi sopra menzionati, la tendenza si sta spostando più a favore delle soluzioni basate su cloud offerti da società di outsourcing, piuttosto che sull’ investire e ospitare le strutture a livello locale.

Pronto a esternalizzare la gestione dei documenti?

Se stai cercando un approccio affidabile, efficace e sicuro per gestire i documenti della tua azienda, sei nel posto giusto. Contattaci qui per parlarne. Ti aspettiamo!