Gestione documentale e digitalizzazione, i vantaggi nella PA

L’ottimizzazione della gestione documentale è uno degli obiettivi principali nel mondo del lavoro.

In tal senso è iniziato un percorso importante con la legge di Bilancio 2020 ed il decreto n.162 del 2019, finalizzati a valorizzare e promuovere la digitalizzazione della gestione documentale nella pubblica amministrazione. Il decreto legge n.76 del 2020 ha ulteriormente accelerato il processo di digitalizzazione. Infine, come sbocco naturale dei due piani, è stato avviato il piano triennale 2020-2022 che punta ad incentivare la nascita di una società digitale, etica, sostenibile ed inclusiva. 

In tale ottica vanno lette le nuove Linee Guida Agid (“Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”), che aggiornano le normative relative alla conservazione informatica. La Pubblica Amministrazione, accusata di lentezza pachidermica ed appesantita dalla zavorra della burocrazia, si pone come esempio da seguire nell’archiviazione e gestione documentale.

La rivoluzione 4.0 nella PA è ormai in atto già da tempo, e noi di We Are Fiber sappiamo indicarti come vincere la sfida al Covid-19 con l’aiuto del digitale.

L’accelerazione della gestione elettronica documentale sulla spinta del Covid

Gestione documentale

 

Paradossalmente l’epidemia da Covid-19 ha avuto il “merito” di accelerare la gestione documentale online della PA, ma anche delle aziende private. L’emergenza sanitaria ha infatti implementato i servizi digitali, imponendo l’utilizzo di determinati strumenti come l’archiviazione digitale dei dati.

In particolare nella PA i documenti originali cartacei, ammassati un tempo in faldoni e scatoloni, sono solo un vecchio ricordo e hanno lasciato il passo ai documenti digitali.

I vantaggi dei sistemi di gestione documentale

La gestione documentale open source della Pubblica Amministrazione italiana garantisce una maggiore competitività per il paese e, contemporaneamente, offre servizi più rapidi e sicuri ai cittadini.

Gli stessi dipendenti pubblici vengono liberati da una serie di lavori superflui e pesanti, potendo lavorare con serenità in un contesto di maggiore produttività. Tutti i documenti più importanti possono infatti essere reperiti, consultati, condivisi ed inviati rapidamente.

Bisogna poi considerare i notevoli vantaggi da un punto di vista pratico e logistico. L’utilizzo di un software di gestione documentale libera gli spazi fino a poco tempo fa occupati da pesanti ed ingombranti archivi, che vengono trasferiti online. Si libera quindi spazio prezioso per la libera movimentazione dei dipendenti e si dà anche un maggior senso di ordine, che aumenta la concentrazione e la produttività.

Le amministrazioni pubbliche, per effettuare questo step dal cartaceo al digitale, devono dotarsi dei giusti software per la gestione documentale. Ed è qui che entriamo in gioco noi di We Are Fiber, dotati di tutte le strumentazioni adeguate per accompagnare le aziende pubbliche e private in questo delicato passaggio.

I benefici della dematerializzazione

Quando parliamo di gestione documentale elettronica, inevitabilmente facciamo riferimento anche alla dematerializzazione.

I benefici derivanti dalla dematerializzazione possono essere così riassunti:

  • taglio dei costi;
  • semplificazione dei processi;
  • archiviazione rapida ed intelligente;
  • cittadino al centro del progetto.

Un notevole risparmio derivante dalla gestione di archivio documentale

Un efficace sistema di gestione documentale che riduce al minino l’utilizzo di documenti cartacei porta in dote benefici tangibili di natura economica.

Si riduce considerevolmente l’utilizzo della carta e le stampanti sono meno “stressate”. Molti dei costi collegati all’acquisto di fogli e cartucce ed agli interventi di manutenzione per le stampanti vengono quindi tagliati.

Inoltre è opportuno considerare anche i vantaggi ecosostenibili, in quanto si riduce l’impatto ambiente ed il consumo intensivo di materie prime.

Processi più semplici e veloci

Fino a qualche anno fa i vari uffici della PA dovevano scambiarsi diversi documenti cartacei, col risultato che i tempi di processi si allungavano notevolmente. Con un efficace programma di gestione documentale non è necessario attaccarsi al telefono e chiamare decine di amministrazioni o inviare centinaia di email, poiché i documenti richiesti possono essere reperiti direttamente sul web.

A tal proposito è utile menzionare anche la fatturazione elettronica, che velocizza notevolmente i processi e rappresenta un valido strumento contro la lotta all’evasione fiscale.

Una migliore archiviazione

Utilizzando una gestione documentale “ad hoc” i documenti cartacei vengono preservati e conservati digitalmente in modo da mantenere le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.

La digitalizzazione garantisce quindi la veridicità e mantiene in perfetto stato di conservazione un documento. Il tempo e l’incuria rischiano invece di rovinare o modificare i documenti cartacei, che dopo tanti anni possono deperirsi e perdere la loro veridicità.

Cittadino al centro del progetto

La gestione elettronica e documentale ha imposto il cambio di un paradigma. Se prima il documento era al centro del progetto, adesso il fulcro di tutto è il cittadino. La macchina amministrativa si muove in funzione del cittadino, garantendogli una migliore fruizione dei servizi messi a sua disposizione. Lo stesso concetto vale per le aziende private, con la solo differenza che al posto del cittadino c’è il cliente.

Noi di We Are Fiber ti offriamo  un’efficace gestione documentale e molto altro per la tua attività. Saremo la freccia in più nel tuo arco, contattaci!

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