Automazione e dematerializzazione: l’outsourcing dei flussi di lavoro

L’utilizzo della tecnologia ha modificato radicalmente la gestione documentale. Il ricorso sempre più frequente al digitale, non solo ha portato alla trasformazione dei documenti da cartacei a informatici, ma la digital transformation sta digitalizzando interi flussi di lavoro. 

Ma praticamente questo cosa significa? 

I documenti prodotti dalle aziende, vanno a formare degli enormi archivi e per essere utilizzati richiedono un attento lavoro di ricerca e catalogazione. Fatture, email, ordini, contratti, preventivi, progetti, sono tutte informazioni che devono essere trasferite agevolmente da un ufficio ad un altro. Vi state chiedendo quanti documenti vengono smarriti in un’azienda durante un anno? La risposta è tantissimi. 

Garantire la gestione corretta dei documenti non è un processo semplice e facile da tenere sotto controllo.  Ed è proprio per rispondere a questo problema che entra in gioco la digitalizzazione dei processi di lavoro. Il primo aspetto da considerare è l’automazione che riguarda il work flow documentale. 

L’automazione dei processi permette di tenere sotto controllo tutto il ciclo di vita dei documenti e sgravare i dipendenti da attività ripetitive e dalla possibilità di commettere errori

Ragionare in termini di Workflow Management

I documenti sono la vita di un’azienda e per far funzionare tutto nel modo corretto occorre semplificare il flusso di lavoro e renderlo più efficiente. 

Il workflow documentale può essere migliorato con alcune attività. Identificare i documenti, distinguendo tra quelli sensibili e fondamentali, è una delle attività preliminari dalle quali non è possibile prescindere. Per ogni tipologia di documento, infatti, sarà indispensabile scegliere il workflow più adeguato. 

Una volta definiti i documenti bisogna definire i flussi e le modalità di produzione, modifica, condivisione e conservazione. 

Per questa fase risulta fondamentale un software per la gestione documentale. Ovviamente non basta dotarsi di uno strumento ma occorre anche utilizzarlo nel modo giusto. Per questa finalità è indispensabile scegliere le giuste professionalità, che spesso non sono disponibili in azienda. Assumere persone dedicate potrebbe produrre un costo aggiuntivo per l’azienda difficile da sostenere. Per questo, un’ottima soluzione, scalabile e flessibile, è rivolgersi all’outsourcing. 

Digitalizzare e automatizzare i processi

L’automazione dei processi documentali, come abbiamo visto, garantisce molti vantaggi alle imprese. In particolare:

• Riduzione o scomparsa di errori manuali;
• Maggior tempo da dedicare al core business;
• Meno carta e quindi meno costi ad essa legati e maggior attenzione per l’ambiente; 
• Rispetto della normativa in materia di gestione documentale;
• Tracciabilità immediata dei documenti 

La digitalizzazione dei processi, dunque, porta ad un'integrazione vincente tra dematerializzazione dei dati e automazione dei processi, in grado di portare un vantaggio competitivo unico alle imprese

I vantaggi che si ottengono con l’outsourcing

Affidarsi all’outsourcing consente alle aziende di concentrarsi su attività di maggior rendimento. Nel caso, per esempio, del comparto amministrativo, i documenti generati sono molti e non generano un valore aggiunto. Esternalizzare la gestione contabile è una soluzione che porta le aziende ad ottenere un elevato vantaggio competitivo. Non solo sarà eliminata la carta dall'ufficio, ma la gestione contabile in digitale permette una migliore sinergia tra il fornitore e il cliente, migliorando l’efficienza nella gestione dei processi. Altro vantaggio non meno importante è la riduzione degli errori e il rispetto degli standard di sicurezza. 

Con la dematerializzazione viene assicurata la tracciabilità documentale, che garantisce una trasparenza e una maggior qualità nella gestione dei dati, rispetto a qualsiasi attività manuale.

Rivolgendosi al know how professionale e qualificato, l’impresa potrà inoltre prendere coscienza delle potenzialità di miglioramento dei propri workflow documentali. 

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