Payroll in outsourcing, cos’è e come funziona

Il payroll in outsourcing è un servizio che piace sempre di più e che sta conquistando numerosi “adepti”. Il payroll rappresenta la gestione e l’elaborazione delle buste paga dei dipendenti di un’azienda e delle attività collegate.

Fino a pochi anni fa la gestione delle buste paga era molto più lineare e non richiedeva grande impegno all’azienda. Oggi invece c’è una quantità infinita di contratti con clausole e postille diverse per ogni dipendente.

Il payroll quindi non si occupa esclusivamente di presentare al dipendente a fine mese la sua busta paga, ma deve affrontare una serie di operazioni molto complesse che richiedono un’elevata specializzazione del settore.

Le aziende devono quindi sobbarcarsi di un lavoro aggiuntivo, che non rientra nel loro “core business” e che rischia di allungare i tempi ed aumentare le spese, a danno dell’intera produttività.

In tale contesto entriamo in gioco noi di We Are Fiber, società specializzata nell’esternalizzazione dei principali servizi per le aziende. Oltre al payroll ci occupiamo anche di recupero crediti in outsourcing, teleselling, telemarketing, data entry ecc.

Esternalizzazione del payroll: quali sono le attività principali?

I servizi richiesti dal payroll sono tanti, a partire dall’elaborazione e dalla gestione delle buste paga. Altri rami che meritano un’attenzione particolare sono la gestione delle presenze e delle assenze, nonché delle ferie e delle trasferte. Nei seguenti paragrafi analizziamo come gestire questi settori nel migliore dei modi.

Payroll in outsourcing, l’elaborazione delle buste paga

La prima operazione garantita dal payroll esternalizzato è l’elaborazione dei cedolini e delle buste paga. Si tratta di un lavoro piuttosto ostico se svolto da un essere umano, ma diventa molto più fluido e rapido grazie ai software progettati per esternalizzare il payroll. Tali software si basano su elaborati database che permettono di stampare cedolini rapidamente in pdf e tenere ordinatamente tutti i dati dei dipendenti.

Si tratta però di software piuttosto complessi che devono essere gestiti da esperti del settore per sfruttare al meglio tutte le potenzialità. Esistono infatti alcuni casi specifici o “eccezionali” che richiedono una diversa procedura. Per questo motivo We Are Fiber si avvale esclusivamente di uno staff adeguatamente formato e preparato, per gestire in maniera professionale ogni intoppo o criticità.

La gestione delle presenze e delle assenze

Soprattutto nell’area pubblica, l’assenteismo è un problema che provoca diversi disservizi ed anche perdite economiche per l’ente principale. Per le aziende di grandi dimensioni, che lavorano su turni o senza orari fissi, diventa estremamente complicato gestire le presenze e le assenze. Nell’amministrazione pubblica, ma anche nelle aziende private, questi problemi vengono generalmente aggirati con i sistemi di timbratura o la rilevazione delle presenze.

Il “cartellino” di un tempo però oggi è stato quasi soppiantato da card magnetiche, decisamente più funzionali ed interattive, capaci di inviare le informazioni in tempo reale ad un apposito software. I dati estrapolati vengono poi trasferiti su altri programmi, come Excel o Access, così da avere una panoramica chiara delle presenze e delle assenze. Questa soluzione è ideale per aziende con più sedi e filiali, potendo contare su un database costantemente aggiornato.

Ferie e trasferte

Al pari delle assenze e delle presenze, anche gestire ferie e trasferte può risultare estremamente complicato per le aziende con numerosi lavoratori. Il payroll outsourcing ancora una volta viene in soccorso per gestire ogni problematica che possa verificarsi.

La complessità di gestire le ferie deriva dal fatto che, nella stragrande maggioranza dei casi, tutti i lavoratori le richiedono negli stessi periodi: Natale, Capodanno, Pasqua, estate ecc. Noi di We Are Fiber ti mettiamo a disposizione specifici programmi informatici per organizzare ferie e trasferte in modo strutturato ed organizzato.

In questo processo non viene a mancare l’aspetto umano, che non va mai perso anche in un contesto così tecnologico. Se ad esempio un dipendente chiede le ferie per partecipare al matrimonio della figlia, è opportuno concedergliele al di là di elaborati algoritmi. In questo modo si rafforza la fiducia e la stima tra azienda e dipendente, che si sente più motivato e quindi diventa più produttivo.

Payroll in outsourcing, i vantaggi

Esternalizzare il payroll, così come qualsiasi altra attività di outsourcing, consente all’azienda di sgravarsi da impegni pesanti e noiosi e concentrarsi maggiormente sul proprio business.

Secondariamente si tagliano i costi e si riducono i tempi morti, a tutto beneficio del profitto e della produttività aziendale. Le attività di gestione delle buste paga consentono di ottimizzare la contabilità del personale, senza la necessità di affrontare i costi di una risorsa interna.

L’outsourcing assicura servizi più efficaci di elaborazione delle buste paga, gestione delle ferie, dei turni e delle trasferte, aumentando il livello di soddisfazione dei dipendenti e riducendo reclami o lamentele. Ne beneficia tutto l’ambiente lavorativo dove si respira un’aria di positività e di maggiore collaborazione.

Noi di We Are Fiber siamo in grado di creare soluzioni su misura per te, avvalendoci di risorse specializzate per il payroll management.

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