Segretaria virtuale: cos’è e come funziona

Le opinioni sulla segretaria virtuale sono estremamente lusinghiere tra i professionisti e le aziende che l’hanno provata. Si tratta di uno strumento sempre più diffuso in virtù dei notevoli vantaggi e benefici che apporta a livello organizzativo e logistico.

Le reperibilità è uno degli aspetti più “caldi” in questo particolare periodo storico. I clienti sono sempre più impazienti ed esigenti e pretendono risposte rapide e immediate. Naturalmente non è possibile essere reperibile 24h e 7 giorni su 7 ed è qui che entra in gioco la segretaria virtuale: come funziona?

In pratica questo servizio risulta attivo non solo quando l’ufficio è aperto, ma anche quando è chiuso. Se sei in riunione o partito per un viaggio di lavoro non puoi rispondere. A volte capita invece che arrivino richieste di sera tardi, nei giorni festivi o comunque in orari non lavorativi. La segreteria virtuale può gestire autonomamente qualsiasi situazione, garantendo la massima professionalità.

Cos’è la segretaria virtuale?

Prima di conoscere le opinioni e le recensioni sulla segretaria virtuale, è opportuno capire esattamente cos’è e come funziona. Questo strumento è in grado di svolgere i seguenti servizi:

• rispondere alle telefonate;
• rispondere automaticamente alle domande ed alle richieste sulle pagine social o sulle app di messaggistica istantanea;
• rispondere alle email;
• programmare l’agenda personale;
• compilare i moduli e sbrigare le faccende burocratiche relative alla Pubblica Amministrazione o al Fisco.

Quali sono i vantaggi di avere una segretaria virtuale?

La segretaria virtuale praticamente organizza e gestisce il lavoro quando tu ed il tuo personale siete impossibilitati a farlo.

Puoi risparmiare innanzitutto molto tempo prezioso che si traduce in profitto per l’azienda. La segretaria, sbrigando lavori e mansioni che non rientrano direttamente nel “core business” dell’azienda, dà la possibilità al personale di avere più tempo per concentrarsi sui lavori importanti.

Non a caso i partner che si sono affidati ai nostri servizi di smartsourcing, comprensivi di control room, process automation, controllo qualità, accounting, payroll e appunto segreteria virtuale, hanno visto ridurre del 16% il tempo necessario per lo svolgimento dei processi, con un aumento del profitto del 14%. In questo modo diventa più facile anche aggirare i tempi d’attesa biblici della burocrazia e garantire un servizio più fluido e snello.

Non bisogna sottovalutare l’ottimizzazione dell’assistenza clienti, un servizio fondamentale per la crescita di ogni azienda. Hai la certezza di non perdere le email ricevute o i messaggi importanti, restando sempre al fianco del cliente. In questo modo si riduce notevolmente il costo del social customer care, senza minare assolutamente la qualità del servizio.

Puoi essere reperibile in ogni momento, sia quando sei in ufficio che quando non ci sei, e sapere esattamente cosa succede in azienda. Puoi così conoscere tutte le opportunità che ti si presentano, come un cliente importante da non lasciarsi sfuggire, e dare priorità a quelle attività che in quel momento ritieni più importanti.

Recensioni sulla segretaria virtuale

Leggendo le opinioni sulla segreteria virtuale rilasciate dagli utenti, emerge un dato molto interessante: l’eterogeneità dei clienti che la utilizzano. In questa lunghissima lista possiamo trovare: medici, aziende e-commerce, agenzie immobiliari, agenzie di comunicazione, aziende agricole, aziende di abbigliamento, aziende alimentari ecc.

Insomma la panoramica è davvero ampia e ci fa capire quanto questo strumento sia prezioso, indipendentemente dal settore in cui opera. Analizzando le recensioni raccolte sul web, alcune delle quali di nostri clienti, possiamo così riassumere i benefici principali che hanno riscontrato professionisti ed aziende nell’utilizzo della segreteria virtuale:

• creare un filtro per ricevere i vari contatti, dando la precedenza a chi si mostra maggiormente interessato per l’acquisto;
• maggiore professionalità e credibilità all’azienda;
• riduzione del rischio di errori ed aumento della qualità del lavoro;
• reperibilità 24h;
• miglioramento del servizio di assistenza clienti;
• front office dell’azienda sgravato da telefonate nei momenti di punta;
• ottimizzazione della gestione del flusso di chiamate;
• aumento del fatturato;
• risposte rapide;
• valore aggiunto all’attività.

Come personalizzare il servizio di segretaria virtuale

Le opinioni positive sulla segreteria virtuale evidenziano un altro aspetto prioritario: la possibilità di personalizzare il servizio. Noi di We Are Fiber abbiamo infatti messo a punto una sistema in grado di adattarsi in base alle diverse esigenze dei nostri clienti.

La segretaria virtuale diventa così il supporto ideale per ogni necessità, dal libero professionista all’imprenditore fino alle piccole aziende.

Non avrai costi fissi, poiché il nostro servizio prevede il pagamento in base al tempo lavorato. Oltre ad ottenere un risparmio notevole per la tua attività, puoi avvalerti di un processo automatizzato o di una risorsa dedicata e di un servizio sempre puntuale e multilingue.

Basta poco per accendere il turbo e proiettare la tua azienda sempre più in alto.

Noi siamo al tuo fianco per iniziare questa sfida, e tu sei pronto?

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