Processi paperless: eliminare la carta in ufficio

Da tempo ormai si parla di dematerializzazione, un processo finalizzato a ridurre quanto più possibile l’utilizzo della carta a favore della digitalizzazione di file, dati e documenti. Anche se le aziende hanno capito l’importanza di questo step, non tutte si stanno dotando dei giusti strumenti forse perché ancorate ad un’informatica tradizionale ed obsoleta.

Come eliminare la carta in ufficio quindi? Bisogna seguire un processo strutturato e dotarsi dei giusti strumenti per digitalizzare e automatizzare i documenti aziendali, rendendoli immediatamente reperibili in ogni momento ed in ogni luogo. I vantaggi per le aziende sono notevoli in termini logistici, economici ed ambientale.

L’organizzazione carente della documentazione digitale incide negativamente sulla produttività dell’azienda e determina una spesa molto elevata e spesso inutile. Se ad esempio un dipendente non trova documenti cartacei, uno scontrino o una fattura ne deve creare di nuovi, determinando un consumo eccessivo di carta.

Cerchi un modo veloce ed efficace per rendere il tuo ufficio paperless? Noi di We Are Fiber abbiamo le soluzioni adatte per supportare il processo di dematerializzazione della tua azienda ed ottimizzare il guadagno tramite sofisticate tecnologie di data entry.

Quali sono i vantaggi principali della dematerializzazione?

La dematerializzazione è uno dei pilastri della digital transformation, un’opportunità da cogliere al volo per non rischiare di vedersi sorpassare dai propri competitor.

La carta, fino a qualche decennio fa, era una delle voci di spesa più alte di tutte le aziende. Risparmiare sulla carta è quindi prioritario sia per contenere i costi, sia per ridurre il consumo eccessivo di carta che proviene dal legno. In tale ottica è opportuno considerare anche i vantaggi in termini di ritorno d’immagine. La questione ambientale oggi è molto sentita nell’opinione pubblica, quindi un’azienda che sfrutta i processi paperless per ridurre l’impatto ambientale sicuramente acquisisce punti agli occhi di partner, clienti e fornitori.

Altro aspetto importante riguarda il recupero dello spazio fisico all’interno delle aziende. Può sembrare una questione secondaria, ma avere poco spazio negli uffici incide negativamente sulla produttività. Innanzitutto c’è poco spazio per muoversi, quindi i tempi di lavoro sono rallentati. Inoltre i dipendenti avvertono un senso di “oppressione” che non li fa lavorare nel modo giusto. Molto spesso gli spazi sono occupati da grossi faldoni di documenti stipati in mobili ed armadietti, che possono essere tranquillamente digitalizzati.

A proposito di produttività, spesso i dipendenti perdono tempo prezioso solo per cercare e consultare i documenti. Tra cartelle, cartelline e faldoni non sempre è facile recuperare i documenti necessari, anzi c’è il rischio anche di perderli. Diversamente individuare subito i documenti custoditi nei computer, sulle pen drive o nelle cartelle digitalizzate diventa facilissimo e si risparmia tempo prezioso. I documenti cartacei inoltre possono deperirsi nel tempo, cosa impossibile invece se vengono opportunamente digitalizzati.

Infine bisogna considerare la possibilità di accedere ai documenti in qualsiasi orario e da qualsiasi luogo. Prendiamo ad esempio un’azienda che collabora con clienti oltreoceano, dove i fusi orari sono totalmente diversi, e supponiamo che ha bisogno di un documento urgente in un orario extraufficio. Se il documento è cartaceo il dipendente non può consultarlo poiché per recuperarlo deve prima raggiungere l’ufficio. Se però il documento è digitalizzato può tranquillamente reperirlo da pc, smartphone, tablet o qualsiasi altro dispositivo mobile.

L’importanza dei servizi di data entry

Ora che hai capito perché è così importante accedere a processi paperless, a questo punto ti stai forse chiedendo qual è la strategia più indicata per le tue necessità. Qui entriamo in gioco noi di We Are Fiber che ti proponiamo una serie di servizi di data entry che semplificano l’accesso alle informazioni non digitalizzate, tra cui liste di dati e database clienti. In particolare ti offriamo servizi di data entry in outsourcing per velocizzare i processi di digitalizzazione e di trascrizione dei dati, gestendo le risorse in modo flessibile ed efficiente.

We Are Fiber, trasformando i dati da cartacei a digitali, supporta le aziende nel miglioramento e nell’implementazione dei processi aziendali, in quanto valuta anche la soluzione migliore a seconda dei casi nelle varie tipologie di business.

Tramite la standardizzazione dei processi ed il quality check interno riduciamo al minimo le possibilità di eventuali errori, stabilendo un modello di pricing a seconda delle prestazioni raggiunte. Se le tue esigenze dovessero cambiare nel corso del tempo, siamo pronti ad affrontare velocemente le modifiche di volume e riorganizzarci in poco tempo. Tutto questo avviene nella massima protezione e tutela della privacy dei tuoi dati aziendali.

Valutiamo caso per caso e ci attiviamo in base alle richieste. Saremo al tuo fianco per studiare la soluzione più adeguata a seconda delle tue necessità.

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