Come gestire l'elaborazione automatizzata dei documenti del settore sanitario e perché ricorrere all'outsourcing!

Il settore sanitario ha assistito negli ultimi anni a una crescita esponenziale della quantità di dati generati ed elaborati. Di conseguenza, è nata l'esigenza di un'elaborazione dei documenti efficiente e accurata che garantisca un’assistenza di alta qualità ai pazienti. L'elaborazione manuale di questi documenti può però richiedere molto tempo, essere impegnativa e soggetta a errori. Ed è qui che entra in gioco l'elaborazione automatizzata dei documenti. Automatizzando determinate attività e processi, le aziende sanitarie possono semplificare i flussi di lavoro, ridurre gli errori e migliorare l'accuratezza e la velocità dell'elaborazione dei dati. Sebbene l'elaborazione automatizzata dei documenti abbia molti vantaggi, gestirla internamente può essere un compito arduo per le aziende sanitarie. Richiede infatti investimenti significativi in ​​tecnologia, strutture e personale, nonché manutenzione e continue formazioni. E qui che entra in gioco l'outsourcing.

L'outsourcing dell'elaborazione automatizzata dei documenti a un fornitore di servizi di terze parti può comportare molti vantaggi alle aziende sanitarie. In questo articolo, esploreremo perché l'outsourcing dell'elaborazione automatizzata dei documenti del settore sanitario può essere una mossa intelligente e quali vantaggi può comportare all’ azienda. Esamineremo quindi i vantaggi dell'outsourcing e altro ancora.

Se sei un'azienda sanitaria che cerca di migliorare i flussi di lavoro di elaborazione dei documenti, ridurre i costi e migliorare l'assistenza ai pazienti, questo articolo fa per te.

Passaggi richiesti per automatizzare l'elaborazione dei documenti del settore sanitario

• Identificare i documenti che devono essere automatizzati
   

I fornitori di servizi sanitari gestiscono un grande volume di documenti, tra cui cartelle cliniche, richieste di indennizzo assicurativo e documenti di fatturazione. Identifica i documenti utilizzati più frequentemente e candidali all'automazione.

• Scegliere un sistema di gestione dei documenti
   

Un sistema di gestione dei documenti DMS (Document Management System) può aiutare ad automatizzare l'elaborazione dei documenti sanitari. Scegli un DMS in grado di integrarsi con altri sistemi sanitari, come cartelle cliniche elettroniche EHR (Electronic Health Record) e software di fatturazione. 

• Implementare la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri OCR (Optical Character Recognition). 
  
  

La tecnologia OCR può essere utilizzata per estrarre dati da documenti cartacei e convertirli in formato digitale. Questo può aiutare a ridurre il tempo e le risorse necessarie per l'inserimento manuale dei dati.

•  Utilizzare flussi di lavoro automatizzatie
  
  

 I flussi di lavoro automatizzati possono aiutare a semplificare l'elaborazione dei documenti automatizzando il routing, la revisione e l'approvazione dei documenti. Questo può aiutare a ridurre gli errori e a garantire che i documenti vengano elaborati più rapidamente. 

• Integrazione con altri sistemi sanitari
  
  

  L'integrazione del sistema di gestione dei documenti con altri sistemi sanitari, come cartelle cliniche elettroniche e software di fatturazione, può contribuire a migliorare l'efficienza e la precisione. Ad esempio, l'elaborazione automatizzata dei documenti può aiutare a garantire che le cartelle cliniche siano aggiornate e che le richieste di indennizzo assicurativo vengano elaborate più rapidamente.

•    Formazione del personale 
  
  

La formazione del personale è essenziale per far sì che gli operatori sanitari siano a proprio agio con il nuovo sistema e possano utilizzarlo in modo efficace. Fornire dei corsi di formazione sull’utilizzo del nuovo sistema e su come accedere e recuperare i documenti. Tuttavia, tutto ciò, costerà tempo, denaro e risorse. Detto questo, diamo un'occhiata a tutti i vantaggi dell'outsourcing di questo processo.

Vantaggi dell’outsourcing per l’elaborazione automatica dei documenti del settore sanitario

Dare in gestione a terzi l'automazione dell'elaborazione dei documenti del settore sanitario può comportare una serie di vantaggi, tra cui:

• Programmazione più facile e veloce La programmazione manuale degli appuntamenti si è rivelata difficoltosa a causa dell'elevata probabilità di incorrere nelle stesse combinazioni di appuntamenti e delle tante regole da seguire per abbinare il paziente all’ambulatorio e alla giusta sede. Il software di pianificazione degli appuntamenti automatizza molto bene questa attività, consentendo alle aziende sanitarie di pianificare e annullare gli appuntamenti in modo molto più efficiente. 
  Esistono, tuttavia, alcuni fattori fondamentali per garantire che il software gestisca con successo ed efficienza le esigenze della clinica e dei pazienti.
  Ciò comporta l'integrazione con la piattaforma EHR, al fine di determinare le regole di pianificazione in modo che programmatori e pazienti possano facilmente prenotare appuntamenti. 
  
  
• Riduzione dei costi L'outsourcing dell'elaborazione dei documenti può essere più conveniente rispetto all'assunzione e alla formazione del personale interno per eseguire queste attività. I fornitori di servizi di terze parti possono spesso offrire economie di scala e risparmi sui costi. 
  
  
• Trasferimento e accesso ai dati semplificati Numerose strutture stanno automatizzando il trasferimento e l'accesso ai dati dei pazienti. Una volta acquisite, queste soluzioni automatizzate aggiungono i dati dei pazienti a un database, consentendo alle istituzioni di scambiare facilmente tali dati con altri reparti e strutture. Questo vantaggio dell'automazione è particolarmente conveniente poiché lo scambio di dati rappresenta oggi una grande difficoltà del settore sanitario. L'automazione collega ogni dispositivo di una struttura alla stessa rete, rendendo le informazioni disponibili da un dispositivo all’altro. Questa funzione consente di risparmiare tempo riducendo il carico amministrativo. Naturalmente, la sicurezza delle informazioni e la sicurezza informatica sono fondamentali; quindi, ti consigliamo di assicurarti che i tuoi partner tecnologici e le soluzioni adottate dispongano delle necessarie certificazioni di sicurezza, al fine di soddisfare determinati standard di sicurezza. 
  
  
• Più efficienza, meno errori L'elaborazione automatizzata dei documenti può aiutare a ridurre i tempi di elaborazione e aumentare la velocità di recupero dei documenti. Ciò può migliorare l'efficienza e ridurre il carico di lavoro. Le società fornitrici dispongono delle strutture, degli strumenti tecnici, delle applicazioni software, del personale professionale e dell'esperienza necessaria per svolgere tali attività, in maniera rapida e a un costo inferiore rispetto ad una gestione interna. 
  
• Maggiore soddisfazione del paziente Questo è uno dei motivi principali per cui le aziende continuano a esternalizzare i propri servizi e mirano all'automazione dei processi. Alcune operazioni sanitarie, come la fatturazione e la codifica, l'elaborazione delle richieste di indennizzo assicurativo e la trascrizione medica, saranno delegate, consentendo al personale di base di fornire un'esperienza di assistenza più personalizzata ai pazienti. Ciò consente ai medici e al personale sanitario di trascorrere più tempo con ciascun paziente. Quando i medici non sono gravati da attività non fondamentali, possono concentrarsi sui pazienti e fornire la migliore assistenza possibile.
  
  
• Migliore processo decisionale L'elaborazione automatizzata dei documenti può fornire agli operatori sanitari un accesso in tempo reale ai dati, consentendo loro di prendere decisioni consapevoli più rapidamente. 
  
  

• Conformità alle normative per una maggiore privacy e sicurezza  Gli studi medici devono rispettare una serie di normative, tra cui HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) e GDPR (General Data Protection Regulation). I fornitori di outsourcing possono aiutare a garantire che l'elaborazione dei documenti sia conforme a queste normative, riducendo il rischio di sanzioni legali e finanziarie.
• Accesso alle competenze I fornitori di outsourcing possono offrire l'accesso a competenze specializzate nell'elaborazione dei documenti e nelle normative sanitarie. Ciò può aiutare a garantire agli studi medici una corretta elaborazione documentale e maggiore concentrazione sulla loro attività principale. 
  
  

•  Scalabilità I fornitori di outsourcing possono offrire soluzioni scalabili che possono crescere o ridursi in base alle esigenze dello studio. Questo può aiutare a garantire che l'elaborazione dei documenti rimanga efficiente e conveniente nel tempo. 
  
  

Alcune statistiche a dimostrazione di ciò che abbiamo detto fino ad ora  

Secondo un sondaggio di Black Book Market Research, il 93% degli studi medici ha affermato che l'automazione della gestione dei documenti migliorerebbe la loro efficienza e produttività generale.Lo stesso sondaggio ha rilevato che l'84% degli studi medici ritiene che l'outsourcing della gestione dei documenti e delle soluzioni di imaging possa ridurre i costi. 

Un rapporto di MarketsandMarkets stima che il mercato globale dell'outsourcing IT sanitario crescerà da $ 50,4 miliardi nel 2020 a $ 73,1 miliardi entro il 2025, con l'outsourcing della gestione dei documenti come una delle aree chiave di crescita. Un sondaggio di Ardent Partners ha rilevato che il 41% delle aziende sanitarie utilizza servizi di gestione dei documenti in outsourcing, con un ulteriore 14% che prevede di esternalizzare nei prossimi 12 mesi. 

Lo stesso sondaggio ha rilevato che le aziende che esternalizzano la gestione dei documenti riportano livelli di soddisfazione più elevati per i propri processi di gestione dei documenti rispetto a quelle che non esternalizzano. Secondo un rapporto di Everest Group, gli studi medici che esternalizzano la gestione dei documenti possono ottenere risparmi sui costi del 20-30% in cinque anni.In conclusione, queste statistiche indicano che l'esternalizzazione dell'automazione dell'elaborazione dei documenti nel settore sanitario è una tendenza in crescita che può aiutare i fornitori di servizi sanitari a migliorare l'efficienza, ridurre i costi e raggiungere livelli più elevati di soddisfazione attraverso i loro processi di gestione dei documenti.

L'automazione stessa sta diventando sempre più frequente nel settore sanitario e molte attività di questo settore si prestano all'automazione, rendendo fondamentale dare la priorità a coloro che ne trarranno il massimo vantaggio. 

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Il nostro team di esperti utilizza tecnologie all'avanguardia come OCR e NLP (Natural Language Processing) per automatizzare il processo di classificazione dei documenti, estrazione e convalida dei dati. Esternalizzando le tue esigenze di elaborazione automatizzata dei documenti a We Are Fiber, puoi beneficiare di tutti i vantaggi sopra menzionati e altro ancora. 

We Are Fiber si impegna a fornire servizi affidabili e di alta qualità alle aziende sanitarie. Comprendiamo le sfide e le complessità tipichedel settore sanitario e possiamo fornire soluzioni su misura per soddisfare specifiche esigenze. Non lasciare che l'elaborazione manuale dei documenti ti impedisca di fornire un'assistenza ai pazienti di alta qualità.

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