Caso de estudio externalización entrada de datos: alimentos & bebidas

externalización entrada de datos: alimentos & bebidas

 

Este caso de estudio de externalización de servicio de entrada de datos tiene como objetivo mostrar nuestra cultura de trabajo y la actitud de resolución de problemas para los servicios de entrada de datos.

La calidad siempre será más importante que la cantidad en nuestra misión para ayudar a las empresas a simplificar sus procesos de trabajo y generar relaciones sanas y productivas.

Por lo tanto, nos gustaría mostrar un ejemplo concreto del camino que hemos emprendido con uno de nuestros clientes sin revelar su identidad, y de aquí en adelante se indica como “el cliente”.

 

Introducción

 

El cliente del que estamos hablando es una gran empresa que opera en el sector de alimentos y bebidas. Es una plataforma en línea para la entrega de alimentos. 

De esta manera, varios restaurantes registran sus menús y lo utilizan como un canal intermedio entre ellos y sus clientes.

El cliente necesitaba un partner para insertar en sus sistemas todos los menús de los restaurantes con los que colabora.

Por lo tanto, teniendo en cuenta nuestra confiabilidad ha decidido externalizar el servicio de entrada de datos a nosotros.

La industria de alimentos & bebidas está teniendo un crecimiento sustancial en nuestros tiempos alcanzando grandes volúmenes de demandas que se abordarán. Por lo tanto, las empresas optan por externalizar el servicio al cliente a empresas especializadas para centrarse en su negocio principal.

Servicio de entrada de datos

 

Como se anticipó anteriormente, We Are Fiber proporciona el servicio de entrada de datos al cliente con respecto a la inserción de menús de restaurantes.

Dependiendo del tipo, la longitud y la estructura de los menús es una tarea de un cierto grado de dificultad. En este caso, los tipos de menú se clasifican según la relación entre el cliente y los restaurantes.

Si el restaurante es nuevo en el sistema, requiere la creación de nuevos menús, excepto los que ya están disponibles o requiere que actualice los existentes.

La complejidad de los menús también define el perfil de los operadores para realizar la tarea. Por lo tanto, un menú largo y complicado se asigna a un empleado experimentado y rápido.

 

Por otro lado, las cuestiones más importantes a tener en cuenta en este tipo de servicio de entrada de datos son:

 

  • Eficiencia de timing
  • Calidad de menús insertado
  • Reporting

 

Las Soluciones de data entry de We Are Fiber

 

La forma en que siempre podemos ser eficientes en el tiempo es el resultado de una estrecha colaboración con el cliente y un laborioso equipo en nuestra empresa especializada en automatización y simplificación de procesos.

 

La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres

 

Por ejemplo, hemos implementado la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres que garantiza la conversión del texto de la imagen, ya sea manuscrita o impresa. Puede parecer que esta tecnología reemplaza el trabajo realizado por los operadores, pero esto no es del todo cierto.

Cuando hablamos de máquinas, necesitamos la fuerza humana para hacerla funcionar y establecer la ejecución, dando la entrada inicial. Por lo tanto, la precisión puede no ser la exigida y el control de calidad sigue siendo necesario para evitar la aparición de problemas.

 

Seguimiento de trabajo

 

Por otro lado, hemos desarrollado e implementado una herramienta para rastrear el trabajo realizado por los operadores. Por ejemplo, la herramienta muestra cuándo se recibe un nuevo menú y cuánto tarda en insertarse en el sistema. Desde el principio, el cliente ha definido algunos indicadores clave de rendimiento (KPI).

Tenemos que respetarlos para mantener el trabajo. Por lo tanto , este sistema de monitoreo fue de gran ayuda en la gestión del tiempo y la productividad.

 

Aseguramiento de calidad

 

Además, el servicio de entrada de datos para este cliente siempre es monitoreado por nuestro equipo de aseguramiento de calidad dedicado.

Este equipo se encuentra en Italia, mientras que la parte dispositiva se desarrolla en Tirana, Albania.

El control de calidad se estructura en las necesidades del cliente y ha demostrado ser muy eficaz.  Además, los informes detallados derivados del rendimiento del operador, basados en los KPI especificados, se presentan en las llamadas semanales y mensuales al cliente y se toman las decisiones necesarias para progresar de manera constante.

 

 

Proceso de incorporación

 

El proceso de incorporación suele ser difícil teniendo en cuenta las diferencias entre las empresas y la idea de cambio. Pero con el cliente, fue muy fácil y agradable.

Un equipo de formación dedicado que consiste en que We Are Fiber y el personal del cliente se ocupó de cada pequeño detalle para transmitir correctamente los procedimientos a los operadores.

La parte problemática era adaptarse al sistema del cliente por no tener experiencias previas con ella.

Sin embargo, nuestro equipo hizo las pruebas necesarias y fue rápido para entender cómo funciona, así como la enseñanza de los procesos al personal requerido.

 

Además, nuestra colaboración comenzó hace 4 años y desde entonces, ha habido un enorme crecimiento todavía en curso para todas las partes involucradas. Por lo tanto, es el caso perfecto para entender todo el camino del cliente y la experiencia del cliente elaborada con cuidado.  

Comenzamos el servicio de entrada de datos con sólo 4 operadores y  1 Gerente de piso, mientras que ahora hay 17 operadores, 2 líderes de equipo y 1 Gerente de piso.

Dicho esto, hemos ampliado nuestro equipo como resultado de los volúmenes recibidos.

Las siguientes estadísticas muestran un aumento en el volumen de trabajo recibido por el cliente en los últimos años:

 

Shell Creation (nuevos menús de nuevos restaurantes en el sistema)

  1. Febrero 2016 – febrero 2019 tenemos un aumento de 209,48%
  2. Marzo 2016 – marzo 2019 un aumento del 244,32%.

 

Los nuevos menús

  1. 2016-2019 de febrero hubo un aumento de 136,09%
  2. Marzo 2016-2019 aumento del 86,53%

 

Los menús actualizados

  1. 2016-2019 aumento de febrero 688,27%
  2. Marzo 2016-2019 aumento del 716,36%

Vida @Wearefiber

 

Hemos desarrollado una ética de trabajo sostenible y amigable adaptada a la que es propietaria del cliente. Mantener un registro de la productividad y el bienestar de los operadores son las principales preocupaciones y cuestiones importantes a tener en cuenta.

Consideramos a cada operador como individuo y como parte de un grupo. Así que valoramos la autonomía tanto como la participación para hacer que el medio ambiente funcione de manera social y útil.

Por lo tanto, nuestra cultura corporativa es muy importante para el crecimiento empresarial que esperamos. Por lo tanto, nos aseguramos de que esto es muy claro para nuestro personal. Además, siempre cooperamos con nuestros clientes para asegurarnos de que se logre el resultado deseado de todas las partes.

 

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