Externalización de la entrada de datos: 10 cosas de saber

externalización de la entrada de datos

La entrada de datos externalizados es una estrategia que las empresas adoptan por diversas razones. Hay varias ventajas que derivan de las tareas de externalización que llevan mucho tiempo, como la entrada de datos. Algunas empresas necesitan convertir archivos de un formato a otro, mientras que otras empresas necesitan actualizar sus bases de datos en línea.

Hay un número infinito de actividades de entrada de datos que las empresas tienen que ejecutar. Dado que estas tareas son estacionales o requieren una gran cantidad de recursos o personal, las empresas generalmente deciden externalizar.

 

¿Por qué las empresas eligen Outsourcing Data Entry?

 

Cada empresa tiene que manejar la entrada de datos.

 

Sin embargo, puede ser un verdadero desafío administrarlos internamente. Además, las startups y las PYMES no pueden asignar presupuestos suficientes a las actividades de entrada de datos.

Por lo tanto, la razón principal por la que decide externalizar las operaciones de entrada de datos es recortar costes.

Si las actividades son estacionales, sería más prudente simplemente externalizar el trabajo en lugar de contratar a más personal, lo que daría lugar a más costos. Por otra parte, el costo de un ETP externalizado es significativamente menor que el de un empleado interno.

 

Otra razón por la que las empresas eligen el outsourcing de entrada de datos es el respeto de los plazos.

A menudo, las actividades de entrada de datos deben realizarse durante la noche. El servicio de introducción de datos de outsourcing proporciona un tiempo de rotación más rápido. Por otra parte, la terciarización es una buena opción cuando el volumen de entrada de datos es muy alto y los plazos son ajustados.

 

Por otro lado, la tecnología también desempeña un papel importante.

 

La actividad de entrada de datos se puede gestionar más rápido con la ayuda de la tecnología. Las empresas no necesitan realizar más inversiones para tener acceso a dicha tecnología. Cuando eligen un socio de subcontratación, obtienen acceso a nuevas tecnologías y trabajadores de todo el mundo. Por lo tanto, optar por externalizar la entrada de datos significa delegar la tarea a expertos y trabajadores calificados, que estarían enteramente dedicados a la campaña.

 

Crear un equipo interno de entrada de datos con la experiencia y la habilidad correctas puede ser un desafío. Cuando se eliminan las restricciones impuestas por la ubicación, las oportunidades aumentan.

 

10 cosas que tiene que conocer sobre la externalización de la entrada de datos

 

Si ha decidido que la entrada de datos en outsourcing es la mejor estrategia para su negocio, pero no sabe por dónde empezar, hemos preparado una lista de consejos para guiarle a través del proceso de externalización de la entrada de datos para la externalización de las actividades de entrada de datos de la empresa.

 

El proyecto de externalizar las actividades comerciales

 

1. Tipo de entrada de datos.

Si no sabes todavía qué tipo de servicio de entrada de datos es mejor externsalizar, hemos preparado un decàlogo detallado para ayudarle. Continúe leyendo nuestro otro artículo que entra en detalle: “servicio de entrada de datos: todos los tipos de inserción de datos”.

 

 

2Los volúmenes.

El análisis de volúmenes es un paso importante en la gestión de procesos. Este es el caso de las estacionalidades en las que los volúmenes son más altos durante un cierto período de tiempo. En ciertas situaciones es necesario tener un personal más dedicado durante ese tiempo. Además, si los volúmenes son más altos durante algunos meses, debe estar listo para asignar más personal durante ese tiempo.

Conociendo los volúmenes de la obra, se puede calcular el número de ETP requerido para cumplir con los plazos.

 

2. Aseguramiento y monitoreo de calidad.

Aunque tareas de entrada de datos parecen ser de bajo nivel, pueden ser complicados. Además, dependiendo de la naturaleza de las tareas (por ejemplo, el procesamiento de información confidencial), el proceso de entrada de datos puede requerir un alto nivel de especialización.

La monitorización de las actividades de entrada de datos es importante para garantizar una alta calidad del trabajo realizado.

 

3.Seguridad y protección de datos.

 

Si las actividades de entrada de datos consisten en administrar información personal y sensible, es importante un alto nivel de seguridad y protección de datos. Además, cada empresa debe considerar el Reglamento General de protección de datos para la gestión de la información relativa a los actores europeos interesados.

 

4.Tiempo de entrega.

Otro aspecto importante a tener en cuenta a la hora de elegir Entrada de datos en Outsourcing es la velocidad del tiempo de entrega. Esto puede depender de varios factores, como la urgencia del proyecto, el volumen, la cronología, etc.

Además, su socio de outsourcing de servicios debe tener una estrategia para cumplir con los plazos y enfrentar contingencias.

 

 

Socio de outsourcing para servicios de entrada de datos

 

6.Soporte técnico.

Además, el soporte en vivo cuando se debe externalizar las actividades de entrada de datos es crucial para el éxito de las operaciones. El socio de entrada de datos de outsourcing debe nombrar a una persona de contacto que actúe como un punto de referencia principal para cualquier pregunta o problema que pueda surgir durante la campaña.

 

7.Saber hacer.

El socio de outsourcing debe tener una sólida experiencia en la gestión de proyectos de entrada de datos, así como suficiente know-how de la industria. Una amplia experiencia es un valor añadido que puede ayudarle a administrar su campaña, monitoreando y reportando eficientemente.

 

8.La infraestructura.

La mayoría de los proyectos de nivel básico no requieren requisitos técnicos especiales. Sin embargo, es posible que algunos proyectos necesiten software de reconocimiento óptico de caracteres, reconocimiento de voz, reconocimiento de imágenes, software de conversión especializado, software de monitorización, etcétera. Se asegure que su socio tiene la tecnología adecuada para iniciar un proyecto de entrada de datos.

 

9.La escalabilidad.

Igualmente importante es la capacidad de escalar o reducir verticalmente una campaña de una manera flexible. De esta manera, cuando hay un gran volumen de trabajo, puede tener más recursos. Por el contrario, el número de recursos se puede cambiar de tamaño cuando los volúmenes son bajos. Esta flexibilidad es difícilmente posible con los empleados internos. Así que la escalabilidad es también una de las mayores ventajas de la externalización de entrada de datos.

 

10.Respaldo y emergencias.

Por último, un socio externalizado debe ser capaz de proporcionar un plan de respaldo en caso de una emergencia o desastre. El plan de copia de seguridad debe incluir datos seguros de respaldo, líneas de Internet secundarias, y así sucesivamente. En este caso, el trabajo no quedaría estancado en caso de emergencias imprevistas.

 

Elegir el socio de outsourcing adecuado para su negocio

 

Teniendo en cuenta todos los aspectos mencionados anteriormente, es más fácil ver qué buscar en un socio de outsourcing de procesos de negocio.

La protección de datos, la escalabilidad, la calidad, los tiempos de entrega rápidos, la tecnología y la organización son factores muy importantes en la elección del BPO correcto.

 

We Are Fiber

 

Nuestra asociación con empresas minoristas, de alimentos y bebidas, comercio electrónico y tecnología para las que proporcionamos servicios de entrada de datos nos ha ayudado a obtener una amplia comprensión de la gestión de proyectos de entrada de datos.

Hemos establecido un equipo de aseguramiento de la calidad de dos niveles para asegurarnos de que nuestros clientes estén satisfechos con nuestros estándares de calidad.

We Are Fiber es conforme con el RGPD y también con la certificación iso 27001 e iso 27002.

 

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